■この記事のポイント■

• マイページを活用した書類データの提出により、郵送・紙管理に伴う確認作業を効率化
• フォローアクション機能を活用し、応募者へのタイムリーな連絡を実現
• 「sonar ATS」を通じて、本部・配属先病院間の情報共有をスムーズに

5つの県立病院の採用を本部で一括管理。「患者様に寄り添う」人材を求めて

――神奈川県立病院機構様の事業内容と、採用活動について教えてください。

池田様：当機構は、県内で5つの県立病院を運営しています。「県民にやさしい医療の提供」を掲げ、医療体制のさらなる充実や、質の高い医療の提供に取り組んでいます。採用活動でも、これらの考えに共感し、患者様に対して思いやりを持って寄り添える方にご応募いただきたいと考えています。現在は、看護師、医療技術職、事務職の採用活動で「sonar ATS」を活用しています。常勤職員の採用は本部で一括して行い、必要に応じて各病院の責任者とも連携しながら選考を進めています。

――採用業務において心掛けていることはありますか。

池田様：成績証明書や免許証といった重要書類の提出が必要なため、医療・病院業界では今も紙や郵送でのやり取りが少なくありません。提出手続きも複雑になりがちですが、当機構では応募者の方が迷ったり不安を感じたりすることのないよう、できるだけ分かりやすい案内を心掛けています。

紙・郵送中心の採用管理で生じていた、確認作業と情報共有の負担

――sonar ATSを導入される以前は、どのような課題がありましたか。

稲澤様：当機構も以前は、すべての応募書類を郵送で受け付けていました。紙での管理が基本だったので、それに伴う「書類管理の手間」「郵送による応募者対応の遅れ」「内定後の各病院との情報共有」の3つの課題がありました。

まず、書類管理の手間です。届いた書類の内容を確認・入力し、成績証明書をPDF化して、さらにまとめて印刷して保管するといった業務が発生していました。看護師採用は年に6回実施されるため、これらの作業だけでも大きな負担です。規模の大きい病院では年間100人規模の採用になることもあり、すべて郵送で対応するのは大変でした。

また、住所や個人情報もExcelで管理していたため、「どれが最新のデータか分からない」と困ることもありました。常にヒューマンエラーのリスクがある状態にも、危機感を持っていましたね。

池田様：応募者との連絡に関しても、郵送でのやり取りが中心でした。そのため、応募書類が届いてからすぐに選考のご案内をすることが難しい状況でした。たとえば人物試験（面接）の連絡の場合、ホームページ上で日時と場所をご案内し、メール等での個別連絡は行っていませんでした。受験番号は試験当日に直接お渡ししていましたね。そのため、応募者の方から「事前に受験番号は送られますか？」といったお問い合わせをいただくことも多々ありました。

――内定後における各病院との連携についてはいかがでしたか。

池田様：以前は、本部で合格を決定した後に配属先の病院へ応募者情報を渡し、その後のやり取りは各病院が対応していました。そのため、病院ごとに連絡のタイミングや対応方法にばらつきが出ることもあり、不安に感じる応募者の方もいらっしゃいました。入職前の必要書類についても、4月1日に全て配付・回収する病院もあり、確認作業がその期間に集中してしまう状況でしたね。

「sonar ATS」導入の決め手は、新卒・中途の一元管理とマイページでの書類回収

――採用管理システムの導入にあたり、「sonar ATS」を選ばれた決め手は何でしたか。

池田様：当機構の採用では、新卒の学生と中途の有資格者の採用を並行して進めます。そのため、当機構でも複数の採用区分を一本化して管理できることが重要でした。「sonar ATS」は、新卒・中途を問わず1つのシステムで管理できる点が魅力でした。

▲複数求人の管理：新卒・中途はもちろん、職種別採用や内定者を管理する際にも役立ちます。
※画像はイメージです

稲澤様：「sonar ATS」にはマイページ機能が備わっているため、応募者がシステム上で成績証明書などの書類データを提出できる点も、大きな決め手でしたね。書類管理・郵送対応の手間を削減するためにも欠かせないポイントでした。

また、当初は操作面に不安もありましたが、当時の「sonar ATS」のご担当者様がデモ画面を作成してくださったおかげで具体的なイメージが湧き、「これなら現場でも活用できる」と感じて導入を決めました。

書類確認の効率化と、応募者・各病院とのスムーズな連携を実現

――実際に「sonar ATS」を導入されて、どのような変化がありましたか。

池田様：マイページから応募書類データを提出いただけるようになったことで、手作業での入力やPDF化の手間を大きく削減できました。現在も、念のためデータでの提出と並行して原本の郵送もお願いしていますが、事前にデータが手元にあるだけで作業がスムーズになっています。

また、ダッシュボードで応募状況や選考の進捗をリアルタイムで確認できるようになったため、担当者が不在の場合でも全体の状況を把握しやすくなりましたね。

▲ダッシュボード：必要な情報を自由にレイアウトし、一目で確認できます。※画像はイメージです

――応募者様とのやり取りはどのように変化しましたか。

池田様：メールやメッセージの連絡機能を活用することで、試験前後のご連絡が非常にスムーズになりました。以前は合否通知もホームページでの発表と郵送の両方で行っていましたが、今は「sonar ATS」からタイムリーにお送りできています。

稲澤様：一方で、データを提出する際に「成績証明書の封筒（厳封）は自分で開けてもよいのか」と戸惑われる応募者もいます。そのため、ホームページのQ&Aを充実させたり、データアップロードの方法を案内したりして、応募者の方が不安なく手続きできるような工夫を行っています。

池田様：規模の大きい病院では、看護師だけで100人近くが入職することもあります。以前はそうした内定者への連絡を郵送で行っていたため、準備や送付に大きな手間がかかっていました。連絡すること自体のハードルが下がったことで、内定者懇親会などの取り組みも進めやすくなったと聞いています。

また、入職に必要な情報も事前に回収できるようになったため、4月上旬に対応が集中することも減りました。応募者の方にとっても、安心感につながっていると思います。

▲マイページ：書類提出の受付はもちろん、お知らせやイベント情報も掲載できます。
※画像はイメージです

――内定後の各配属先病院との連携には、どのような変化がありましたか。

稲澤様：配属先が決定した後は、各病院の担当者も「sonar ATS」の画面を閲覧できるように権限を設定しています。これにより、病院側から内定者へ向けのお知らせを送付したり、ユニフォームのサイズを確認したりと、入職前から直接コミュニケーションを取れるようになりました。住所変更や辞退などの情報も共有しやすくなっています。

採用管理の効率化を進め、医療業界のDXにも貢献したい

――最後に、今後の採用活動における展望や挑戦したいことを教えてください。

稲澤様：「sonar ATS」の運用に慣れてきたので、さらに良い形を目指していきたいです。応募者がどこから応募してくださったかを確認できる流入経路の分析機能も、今後は活用していけたらと思います。

池田様：医療・病院業界では、今も紙での管理に慣れている現場も多くあります。一方で、実際にシステムを導入してみると、一元管理による業務効率化や確実な情報共有など、得られるメリットは非常に大きいです。ありがたいことに、他県の公的病院の担当者から当機構のシステム導入についてお問い合わせをいただく機会もあります。私たちが率先して活用事例をつくっていくことで、微力ながら業界全体の業務効率化やDX推進にも貢献していければと考えています。

※本内容は2026年6月時点の情報です。