「まるで採用担当者がもう一人増えたみたい」　JA三井リース株式会社が既存システムをsonar ATSにリプレイスした理由

―激化する採用競争を勝ち抜けるATSが必要

リース業界は、世の中の変化に応じてビジネスモデルも絶えず変化する非常にチャレンジングな環境だ。そして「個々の成長が、会社の未来を創る」と考えている同社では、未来を担う若手の活躍にスポットを当てている。

そんな同社が新卒採用で求める人材は、「自分の頭で考え、行動を起こす事の出来る、チャレンジ精神がある人」だ。「自分がやらなくても誰かがやってくれるだろう」ではなく、「自分には何ができるだろう」と主体的に動ける人材を求めている。

しかし、そのような優秀な人材の獲得は、当然他社とも競合になる。ここ数年で採用活動のオンライン化が進んだことにより、学生一人あたりの説明会やイベントの参加回数は増加傾向にある。よって、近年の採用競争はより一層激化している。スピード感があり、かつ細やかなフォローが、採用担当には求められているのだ。

折原氏：当社では「個性」を重視しています。ですから、採用活動でも、学生に対して機械的ではなく、その時々で一人一人に合わせた対応を心がけています。しかし、採用戦略を丁寧かつ迅速に進めるにあたって、システム面で大きな課題があったのです。

―手作業の工数を減らし、採用担当の時間を捻出することが課題

JA三井リースが以前に使用していた採用管理システムは、特定の機能に強みを持つというよりは、ある程度のことが幅広くできるシステムだ。大手企業への導入実績が多いことから、信頼感もあった。ただユーザー管理画面が複雑な作りであったため、初見の人に操作手順を覚えてもらうのに時間がかかっていた。

また、面接官と学生を紐付ける作業では、システム内で作業を完結できず、CSVにダウンロードしたあとExcelなどで修正し、結合するなどといった工数がかかっていた。イベント出席の履歴を確認するのにも、名前ベースで突き合わせをする必要があったのだ。

手動での作業が増えてしまった結果、面接する学生の変更がシステムに反映されていなかったり、グルーピングのミスによりメールを誤送信してしまうといった、ヒューマンエラーが発生したこともあったという。採用活動はただでさえ、こなすべき仕事がたくさんある。選考期の多忙なタイミングでエラーが発生すると、選考運営に混乱や手戻りが発生してしまう。

さらに以前のシステムは、sonar ATSのように自分たちで選考フローを作成するのではなく、代理店に依頼して設定してもらうことを前提とした設計になっていた。採用担当は多忙を極めている。選考フローを自分たちで作成せずに済むというのは、準備に時間がかからないという点において、一見メリットが大きいように見える。しかし、期初にきっちりと採用計画を立てても、期中でそれを変更することは往々にしてある。そのような場合に、細かな調整がきかないというデメリットがあったのだ。

折原氏：問題が発生して「なぜそうなっているのか」と代理店に質問しても、開発元へ確認が必要となるため、回答を貰うまでのタイムラグがありました。こちらとしては、できるだけ早く原因や対策を知りたいのです。また、選考フローの構築についても、イレギュラー対応のスピード感を優先し、自分たちで理解し、準備する選択も前向きに検討しました。

―改善ポイントを表で明確にし、スムーズなリプレイスを実現

このような背景があり、JA三井リースではシステムのリプレイスを決めた。インターネットを活用したり、採用媒体から紹介してもらうなどして、情報を集めた。しかしATSはベンチャーなど小規模向けのものも多く、大人数の管理を得意とするシステムは選択肢が少なかった。

比較にあたって、まず重視したのは金額だ。一見、安価だと思えるシステムでも、基本料金がミニマムなだけで、アドオンを入れていくと割高になるケースがある。そのため、同社の人材開発室ではあらかじめ実運用を想定し、必要な機能を列挙したうえで、金額を比較した。また上司から「値段だけではなく使いやすさも重視した方が良い」というアドバイスもあり、「前のシステムで不便だと感じていたものが、どれだけ解消・改善されるのか」という観点でもチェックした。最終的には、それぞれの特徴をマトリックス表で整理したうえで「採用の見える化や自動化」に魅力を感じ、sonar ATSの導入が決定したという。

実は前のシステムではできていたが、sonar ATSではできなくなってしまった機能も、いくつか存在する。しかし、要望を100%満たしてくれる、理想のシステムは存在しない。一長一短がある中で、「解消・改善できる部分が大きく、不便・不満に感じる部分が小さい」ということも、選択の決め手となった。

折原氏：どこを重視するかは、企業によって異なると思います。ただ、人事部の方は皆さん忙しいので「ソフトの選定にばかり工数をかけられない」というのは、どこも同じではないでしょうか。機能を1から100まで列挙して「あれもできます、これもできます」という古典的な提案よりは、ポイントを絞り込んでストンと落とし込み「これがほしかった！」と思えるような提案、「刺さるものがあるかどうか」が選択の上で重要です。それがあったのがsonar ATSでした。

―sonar ATSを採用した理由は「見える化・自動化」

JA三井リースが、最終的に採用管理システムをsonar ATSに決めた理由は、大きく2つある。1つ目は、「採用の見える化」だ。sonar ATSを使えば、選考のどのフェーズにどれだけの人が滞留しているのかが一目でわかる。「見える化」により、ポイントを絞って学生に魅力を訴求していくことが可能になる。より容易かつ効率的に、学生をイベントに誘致できるようになる。

2つ目は、「採用の自動化」である。選考フローの構築は、アクションの設定など、最初にしっかりと構築しておけば、その後はデータを流し込むだけで、日程等の連絡や合否メールを候補者に送ってくれる。フロー構築に工数がかかるものの、本選考中は、スムーズに採用活動を進められるのだ。

さらに、Thinkingsのサポート体制についても同社は高く評価した。基本的な操作方法について、隙間時間に動画で確認できたり、疑問点はオンラインマニュアルやチャットボットを利用してリアルタイムに解消できる。現在は実運用に向けて、Thinkingsの担当者とオンラインミーティングを繋ぎ、直接レクチャーしたり、アドバイスしたりするなど、採用担当と二人三脚で進めている。


江口氏：どうしてもわからない部分が出てきた場合は、すぐに電話で対応してもらえる体制も整っています。おかげさまで導入はスムーズでした。これから選考が本格化しますが、一番忙しく、時間的余裕のない時こそ、sonar ATSの使いやすさや便利さを、実感できるのではないかと思います。

折原氏：sonar ATSが持っている「見える化」と「自動化」といった強みは、現在の採用市場にもマッチしていると思います。最初に指示を出しておけば、あとは自動でメール送信などの作業をしてくれるので、ある程度「放任」できる安心感がありますね。
そんなsonar ATSは、例えるなら「当社のもう一人の採用担当」です。