こんにちは。採用管理システムsonar ATSを提供するsonar ATS編集部です。

ATS（採用管理システム）とは、採用業務を効率化する様々な機能が搭載されているITツールです。採用業務には、手間のかかる日程調整や分析がつきもの。ATSを導入することで、そのような事務作業を効率化し、候補者一人ひとりと向き合う時間を増やすことができます。

本記事では、ATSの概要や機能に加え、実際の導入事例もご紹介します。「ATSの概要を理解したい」「事例をもとにATSの効果を知りたい」というご担当者様におすすめの内容です。

Thinkings株式会社では、「sonar ATS」という採用管理システムを提供しています。「sonar ATSの詳細を知りたい」というご担当者様は、お気軽にサービス資料をお申し込みください。

ATS（採用管理システム）とはどんなシステム？

ATSとは、Applicant（候補者）Tracking（追跡）System（システム）の頭文字をとった略語で、日本では「採用管理システム」と呼ばれています。

ATSの役割は主に「採用業務を効率化すること」であり、求人情報や応募者情報を一元管理したり、候補者への連絡や分析を自動化したりする機能を備えています。新卒採用・中途採用に特化したATSもあれば、新卒採用と中途採用、パート・アルバイト採用のような複数の領域を管理できるシステムもあります。

Excelやスプレッドシートとの違い

Excelやスプレッドシートで応募者を管理する場合、候補者が増えるほど更新作業が煩雑になります。面接日程の調整や書類管理においても担当者の手作業が増え、ヒューマンエラーの原因となる点も課題です。

一方、ATS（採用管理システム）では候補者情報の一元管理や連絡の自動化が実現できるため、業務負担とミスが大幅に軽減します。さらに、Excelファイルを複数人で共有・更新する場合に起こりがちなバージョン管理の混乱も解消されます。セキュリティ面でもExcel管理より安全性が高く、個人情報保護のリスク低減にもつながります。

人事管理システム（HRIS）との違い

人事管理システム（HRIS、Human Resource Information System）は、従業員の入社後の勤怠・給与計算、評価、人材育成などを統合管理するシステムです。

一方、ATS（採用管理システム）は求人票作成や応募者情報の一元化、面接日程調整、データ分析など、採用活動全般に特化した機能を備えています。HRISとATSは目的や管理対象が異なるため、必要に応じて両方を使い分ける必要があります。また、連携することで採用から入社後の定着までスムーズに管理できる点が特徴です。

Excelやスプレッドシートによる管理、人事管理システム（HRIS）との具体的な違いを知りたいご担当者様は、ぜひsonar ATSのサービス資料をご覧ください。
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ATS（採用管理システム）が求められる背景・市場動向

次に、「ATSが何かは理解できたが、必要性がイマイチ分からない」という方に向けて、ATSが求められる背景や市場動向について解説します。

労働力人口の減少による採用競争の激化

国内の少子高齢化により若年層の労働力人口が減少し、企業同士の採用競争が激化しています。専門スキルを持つ人材や即戦力となる人材は需要が高く、従来の選考プロセスでは思うように採用ができないという課題を多くの企業が抱えています。

そこで、ATSの導入により採用全体を効率化し、人材確保の競争力を高める動きが進んでいます。

採用手法の多様化

採用競争の激化により、SNSの活用やリファラル採用（社員紹介制度）、ダイレクトリクルーティングといった新たな手法が普及しています。

複数の採用手法を活用することで、幅広い人材と直接つながれるメリットがある一方、応募者情報や連絡の管理が複雑化しやすい点が課題です。そこで、多様な採用チャネルを一元管理できるATS（採用管理システム）の重要性が増しています。

クラウドサービスの普及による導入ハードルの低下

従来はオンプレミス（自社開発）型が中心だったATSも、近年はクラウドサービスの普及で導入障壁が大幅に下がっています。クラウドサービスではサーバー構築が不要で初期費用を抑えられるうえ、常に最新バージョンを活用できる点も魅力です。

さらに、月額制やユーザー数に応じた柔軟な料金プランを提供するベンダーが増え、中小企業でも手軽に導入しやすくなりました。こうした環境変化が、ATS活用の拡大をさらに促しています。

ATS（採用管理システム）の主な機能7つ

ATSは採用業務を効率化する様々な機能を備えています。ここでは、主な機能7つを紹介します。

1. 求人の管理

求人の管理は、複数の求人情報を一元管理できる機能です。この機能により、求人の管理・メンテナンスにかかる工数を削減することができます。

システムによって細かい機能は異なりますが、求人の作成から公開、管理までをシステム上で完結できるものもあります。また、自社の採用ホームページと連携し、応募を直接受け付ける機能が備わっているシステムも存在します。

2. 候補者情報の管理

候補者情報の管理は、候補者の基本情報や履歴書、選考結果などをまとめて管理できる機能です。この機能により、採用プロセスの各段階で必要な情報や進捗状況を簡単に把握できるようになります。

システムによっては候補者との連絡履歴も同じ場所で管理できるため、担当者間での情報共有がスムーズになるというメリットもあります。

3. 日程調整の自動化

複数の関係者が関わるため、面接や面談の日程調整は採用担当者にとって負担の大きい作業の一つです。そこで役立つのが、日程調整を自動化する機能です。 この機能により、面接や面談のスケジュール調整を自動で行うことができます。また、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携しているシステムも存在します。自社で活用しているカレンダーと連携しているシステムを活用すれば、予約受付後は自動でカレンダーに反映させることができます。

4. 連絡の自動化

連絡の自動化とは、候補者への定型連絡を自動化できる機能です。例えば、面接日程の予約依頼やリマインドメール、選考結果の通知など、採用活動において不可欠な候補者との連絡を効率化します。

スピーディーな対応が可能となることで、候補者と良好な関係構築にもつながります。システムによっては面接官やエージェントへの連絡を自動化できるものもあります。

5. 採用進捗の管理

採用進捗の管理は、採用プロセス全体の進捗状況が確認できる機能です。二次面接に進んだ候補者の数や、既に内定を出した候補者の人数などをリアルタイムで確認できます。

システムによっては、進捗が滞っている候補者を特定できる機能が搭載されています。この機能を用いることで、滞留者に早期に連絡することができ、選考辞退を未然に防ぐことにつながります。

6. 採用データの分析

多くのATSには、蓄積された採用データを詳細に分析できる機能が搭載されています。分析結果をもとに求人媒体の効果や面接官のパフォーマンスを見極めることで、次の採用活動をより効果的に進められるようになります。

ただ、どのような分析ができるかはシステムによって大きく異なります。そのため、導入時には自社が求める分析機能を備えているかを確認する必要があります。

7. 採用ツールとの連携

採用ツールとの連携とは、求人媒体や適性検査、Web面接サービスと連携できる機能です。採用手法の多様化により、様々な採用ツールを導入している企業も多いはず。ATSと採用ツールを連携させることで、採用ツールで取得したデータをATSから確認することができます。

これにより、各採用ツールの管理画面を確認する手間が削減できます。ただし、どの採用ツールと連携できるか、また連携の仕様はシステムごとに異なるため、導入時には注意して確認するようにしましょう。

ATS（採用管理システム）導入のメリット

では、ATSを導入することでどのようなメリットが得られるのでしょうか？ここでは、続いて、ATS導入のメリットを5つ解説します。

1. 候補者情報が一元管理できる

候補者の基本情報や応募職種、履歴書、提出物、選考の評価など、採用活動に必要な情報は多岐にわたります。これらをExcelや独自のファイルで管理している場合、セキュリティリスクが高まるだけでなく、必要な情報を迅速に見つけるのが難しくなることがあります。

多くのATSでは、候補者に関する情報や書類を一元管理できるため、管理の手間が省けます。また、候補者が提出した書類や面接の評価もリアルタイムで確認できるようになるため、選考のスピードを高めることにつながります。

2. 定型連絡を自動化できる

面接日程や選考に関する連絡は、採用活動に欠かせません。しかし、定型的なやり取りも多く含まれており、全てを手作業で行うと大きな負担となります。

現在では、多くのATSで定型連絡を自動化する機能が搭載されています。たとえば、選考予約案内メールや予約完了のお礼メール、リマインドメールなどを自動で送信することが可能です。これにより、採用担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

ただし、自動化できるメールの種類はATSによって異なるため、事前に確認するようにしましょう。

3. 連絡の抜け漏れを最小限に抑えることができる

採用活動では候補者の個人情報を扱うため、誤送信や情報漏えいのリスクは常に存在します。Excelやスプレッドシートに手動でデータを入力・管理していると、入力ミスによる誤送信や情報漏えいが発生しやすくなります。

しかし、ATSを導入すればデータが自動的に整理・更新されるため、ヒューマンエラーが発生する可能性は低くなります。結果として、採用活動全体の正確性が向上し、企業の信頼を損なうリスクも低減します。

4. 分析や効果検証が簡単にできる

進捗状況の分析や採用チャネルの効果検証は、手間のかかる業務です。データをダウンロードしてExcelで分析する作業を日々続けると、かなりの時間と労力を費やすことになります。

しかし、ATSを導入すれば、蓄積されたデータをもとに進捗状況や採用チャネルごとの効果を簡単に算出できます。日々の作業が数クリックで完了するため、ルーティンワークにかかる時間を大幅に削減できます。また、次年度に向けた改善策を検討する際にも役立ちます。　

5. 候補者対応に十分な時間を充てることができる

ATSの導入により事務作業が効率化されることで、採用活動において最も重要な候補者とのコミュニケーションに集中できるようになります。

候補者体験の質が向上することで、選考辞退を防ぐ効果も期待できるでしょう。また、選考スピードが上がることで「先に他社の内定を承諾された」という事態も防ぐことにつながります。

特に、売り手市場が続く現在では、このような時間の確保は企業にとって大きなメリットです。

以下の資料では、ATSの導入メリットやできることを漫画でわかりやすく解説しています。併せてご参考にしてください。
マンガでわかるsonar ATS｜採用業務はここまで効率化できる！

ATS（採用管理システム）導入のデメリット

ATSの導入を検討する際には、起こり得るデメリットも理解しておく必要があります。ここでは、3つのデメリットについて解説します。

1. 費用が発生する

デメリットの1つ目は、費用が発生する点です。これは当然のことですが、ATSの導入には初期費用や月額利用料が発生します。多くのATSでは、基本機能に加えて別途料金が発生するオプション機能が用意されています。オプション機能の費用対効果については、予算と照らし合わせながら慎重に検討することが大切です。

また、システムごとにアップグレードの仕組みが異なるため、検討時には忘れずに確認するようにしましょう。

2. 運用が定着するまで時間がかかる

デメリットの2つ目は、運用が定着するまで時間がかかる点です。ATSに限らず、新しいシステムを関係者全員が使いこなせるようになるには一定の期間が必要です。

また、既存の業務フローにシステムを組み込む場合、説明不足により混乱が生じる可能性も考えられます。スムーズな導入を実現するためには、どのようなサポートが提供されているかを事前に確認しておくことが重要です。加えて、繁忙期直前に運用開始することがないよう、導入時期についても慎重に計画する必要があります。

3. 自社に合わないシステムを導入した場合、切り替えが大変

デメリットの3つ目は、自社に合わないシステムを導入した場合、切り替えが大変な点です。自社のニーズや業務体制に合わないシステムを導入すると、導入前よりも作業工数が増える可能性があります。

採用活動が活発な時期にシステムを切り替えることは現実的ではなく、結果として採用活動全体に支障をきたすリスクがあります。加えて、システムを切り替えた場合でも、候補者データの移行や新システムのトレーニングに時間がかかります。こうした事態を避けるためにも、導入前に慎重に検討し、自社に最適なシステムを見極めることが重要です。

自社に合うATS（採用管理システム）選び方のポイント

ATSは、採用活動の中心的な役割を担うため、採用を成功させるには自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。しかし、様々な特徴を持つATSが市場に出回っており、最適なものを見つけるのは簡単ではありません。

ここからは、自社に最適なATSを見極めるためのポイントや流れを詳しく解説します。

ポイント1：導入目的を明確にする

まずは、ATSを導入する目的を明確にします。具体的には、「業務課題の解決」と「将来のニーズへの対応」の2つを明確にしましょう。

現在の課題が「日程調整や分析に時間がかかり、候補者と向き合うことができない」であれば、日程調整や分析の自動化機能を持つATSが候補に挙がるでしょう。しかし、将来的には「新卒採用と中途採用を一元管理したい」というニーズが出てくるかもしれません。

短期的な課題と長期的な展望を両方考慮することで、変化にも柔軟に対応できるATSを選ぶことが重要です。

ポイント2：資料を見るだけでなく、デモトライアルも行う

まずは、気になるシステムのウェブサイトから資料を請求しましょう。資料を一通り確認し、目的を満たさないサービスは候補から外します。

ただ、資料を見るだけでは実際の操作感は確認することができません。少しでも気になるサービスは、デモトライアルを申し込むことをおすすめします。

デモトライアルのメリットは、実際の操作感を体験できる点です。ATSは採用担当者だけでなく面接官もかなりの頻度で操作をします。導入後、「使いづらいと社内からクレームが来る」という事態を防ぐためにも、必ず操作感を確かめましょう。

ポイント3：セキュリティ要件をチェックする

採用活動では候補者の個人情報を多く扱うため、ATSのセキュリティ要件は慎重に見極める必要があります。ISO27001やプライバシーマークなどの認証を取得しているか、データの暗号化やアクセス権限の設定が細かく行えるかをチェックしましょう。

また、サーバーの設置場所やバックアップ体制などの運用面も重要なポイントです。これらを導入前に確認しておくことで、情報漏えいやヒューマンエラーのリスクを大幅に抑え、安心して候補者情報を管理することが可能になります。

ポイント4：比較表を作成する

具体的に導入検討進める場合、比較表を作成しましょう。比較表の横軸にはサービス名、縦軸には目的に応じて必要な機能を入力します。必須のセキュリティ要件がある場合、それらも縦軸に含めると良いでしょう。

比較表を作成することで、客観的に自社に合うシステムが選定できます。また、上司を説得する際や、決裁申請を行う際の説得力を増すことができます。以下に比較表の参考例を添付しますので、必要に応じてぜひご参考にしてください。

機能	ATS①	sonar ATS	ATS②
連絡の自動化	△（手動送信が発生）	◎	△（手動送信が発生）
日程調整の自動化	〇	〇（個別調整にも対応）	△（個別調整未対応）
LINE連携	×	〇	〇
リッチメニュー	×	〇	〇
マイページ機能	〇	〇	×
内定者管理機能	△	〇	×
新卒中途の一元管理	×	〇	×
進捗状況の可視化	×（別集計が必要）	◎	△（操作が複雑）

ポイント5：サポート体制が充実しているか確認する　

ATS導入後、運用時につまずいたり、社内浸透が進まなかったりするケースを防ぐためには、ベンダーのサポート体制が非常に重要です。運用開始後の問い合わせ対応やオンラインサポート、定期的な振り返りなどがあるかを事前に確認しましょう。

サポート体制がしっかりしていれば、システムトラブルや使い勝手に関する改善要望に迅速に対応でき、導入効果を最大化しやすくなります。

以下の資料では、採用管理システムを選ぶ際に重視すべきこと・気を付けることをマンガでわかりやすく解説しています。併せてご参考にしてください。
漫画でわかる！採用管理システムの失敗しない選び方

課題別！ATS（採用管理システム）の導入事例を紹介

Thinkings株式会社では、sonar ATSを導入された企業様へのインタビューをサイトに掲載しています。ここでは、導入前後の変化をより具体的にイメージしていただくため、課題と効果に焦点を当ててご紹介します。

ウシオ電機株式会社：進捗管理に手間がかかる

まずは、進捗管理に手間がかかるという課題を抱えていたウシオ電機株式会社の事例を紹介します。以前は別のATSを導入していましたが、進捗管理をはじめとする課題解決のためにATSの切り替えに踏み切りました。

導入前の課題

• 書類未提出者や一次面接対象者の人数がすぐに確認できなかった
• 面接員のスケジュール表に手作業で面接の予定を登録しなければならなかった
• AI面接サービスを導入していたが、
  受検状況を確認するためには管理画面に毎回ログインする必要があった

導入後の効果

• 各選考の対象者数が一目で確認できるだけでなく、
  書類未提出者のリストアップもワンクリックで可能に
• カレンダーとの連携により、面接員のスケジュール表に自動で予定が反映されるように
• AI面接サービスとの連携により、sonar ATSからリアルタイムで受検状況がわかるように

母集団を4年で10倍にしたウシオ電機が、sonar ATSのAPI連携によって実現した採用ツール活用戦略とは

ハミューレ株式会社：エクセル管理に手間がかかる

次に、以前はエクセルで管理していたハミューレ株式会社の事例を紹介します。ハミューレ株式会社は、もともとはエクセルで採用管理を行っていましたが、2017年からsonar ATSを導入しました。導入後は様々な事務作業を効率化し、候補者に寄り添った対応を実現されています。

導入前の課題

エクセルでの管理に手間がかかっていた

導入後の効果

• 情報管理から集計分析まで、すべてsonar ATS上で完結
• 他の社員に面談を依頼する場合も、日程調整がスムーズに完了
• 学生から得た情報は全てATSに記入することで、情報共有コストを削減

応募者に向き合う採用のためにsonar ATSは必要不可欠！

オーエスジー株式会社：候補者一人ひとりに合わせた対応が実現できない

最後に、候補者一人ひとりに合わせた対応が実現できないという課題を抱えていたオーエスジー株式会社の事例を紹介します。オーエスジー株式会社は、以前は別のATSを導入していました。しかし、候補者一人ひとりに合わせた対応の実現や使いづらさを解消するためにATSの切り替えに踏み切りました。

導入前の課題

• 一人ひとりに合わせた対応を実現したいが、
  候補者のグルーピングを細かく行うことができない
• 年度が替わると、一から設定しなければならない
• 操作に慣れるまでに1年以上かかる

導入後の効果

• 属性や過去の参加イベントに応じて、候補者一人ひとりに合わせた対応を実現
• 前年度のあらゆる設定を次の年度に持ち越せるように
• 直観的に操作できるので、担当変更があった場合も安心
• 採用担当の残業時間が前年比83%減少

採用担当の残業時間が前年度比83%減！ 学生と向き合うことに成功したオーエスジーの取り組みとは

ATS（採用管理システム）を活用して、より良い採用を

ATSの概要や機能、導入事例や選び方のポイントについて解説しました。ATSを導入することで、日々の採用業務が効率化され、より良い採用の実現につながります。