―事業戦略に必要不可欠な経験者採用。採用目標は約3倍に

小森氏：弊社は今、プリンターや複合機の事業が中心なのですが、今後は工作機械やガーメントプリンター、デジタル印刷機などの産業用領域の事業に注力していこうとしています。また、2030年に向けたグローバルビジョンを掲げ、産業領域の強化やプリンティング領域の拡大、新規事業の開発も目指しています。

こうした目標を達成させるには、外部からの知見や経験を持つ人財が必要です。私は2021年度から採用担当に着任したのですが、これまでは10～15人くらいだった採用目標は徐々に増え、今年は40～50人採用しようと取り組んでいます。

同社は採用プロセスにおいて「顔の見える採用」を意識しており、現場とのマッチングを重視し、一人一人丁寧に選考を行っている。選考フローは書類選考、一次面接、二次面接を経て内定となる一般的なフローだが、本人の経験や適性を見て、希望以外の職種も視野に入れて選考するという。こうした対応をしていることもあり、フローが複雑になってしまうのがネックだった。

大きな採用目標を達成するため、そして自社が大事にしている採用プロセスを崩さないためにも、システムのリプレイスは必要不可欠だった。

―「セキュリティ要件を満たしたこと」「ユーザー企業からの後押し」がリプレイスの決め手

小森氏はリプレイス前に抱えていた課題をこう語る。

小森氏：15年も使用しているシステムなのでインターフェースも古く、操作性で不便を感じたり、各求人に対する進捗率の把握にも苦労したりしていました。それに、社内では同一システムを複数用途で利用していたため、採用利用のサインインパスワードに関する従業員からの問い合わせも多く、「書類選考のスピードが落ちる」「システムに関する問い合わせへの対応工数がかかる」という問題を抱えていました。

採用では多くの個人情報を扱うため、セキュリティ面においては社内のIT審査をクリアすることが導入の前提条件だった。加えて、業務効率化がどれほど見込めるかも重要な指標である。複数のシステムを比較検討した結果、要件をクリアできたのがsonar ATSだったという。

また、実際にsonar ATSを導入している企業へのヒアリングも行った。

小森氏：ヒアリングできる企業様を紹介していただけたのは非常にありがたかったです。その企業様がおっしゃっていたのは「Thinkingsさんのアドバイスで、業務上の課題や不具合の整理がかなり進んだ」ということでした。

以前のシステムではタイムリーにご対応頂けないこともあり、導入前にThinkingsさんのサポート体制についてうかがえたことは大きかったですね。実際、ヘルプデスクやサポートサイトはかなり充実しています。

「システム要件を満たしたこと」と「他の導入企業様からの後押し」。この二つがリプレイスの決め手となった。

―細かい採用プロセスの可視化により、導入はスムーズに行えた

同社はsonar ATS導入に向けた準備として、まずは採用プロセスの可視化から始めた。全社的にBPMN（Business Process Model and Notation）という国際標準（ISO19510）の手法を用いて業務プロセスを可視化する取り組みを進めていたこともあり、採用プロセスもこの手法で整理された。

福永氏：求人掲載の進め方や書類選考の手順などをBPMNに則ってフローチャートにまとめることで、誰でもそれらを理解できるようになります。これにより、採用チーム以外のメンバーへの伝達も、後にプロセスを改善することも容易になります。

新しい採用管理システムを導入する際、これまでの採用プロセスの棚卸しは重要である。BPMNを用いた細かい可視化作業が、sonar ATSの設計にも大いに役立った。一人の候補者に対して複数の職種を提案するという採用プロセスの特徴もおさえつつ、sonar ATSのフローチャートに落とし込んでいった。

福永氏：私は別の部署からの異動だったので、当時は採用に関する知識が乏しくて苦労しました。しかし、以前から取り組んでいたBPMNが、sonar ATSの設計に大いに役立ちました。

BPMNもsonar ATSの設計も、業務の標準化・可視化という点では共通しているので馴染みやすかったと思います。

Thinkingsさんからはsonar ATSの特長について丁寧にアドバイスを頂き、ワークフローの設計からシステムの設定まで進めることができました。

参考：BPMNによる業務フロー図の例（上）とsonar ATSのフローチャート

引用：地方公共団体の情報システム調達における機能要件の表記方法 利用ガイド｜地方公共団体情報システム機構

福永氏らは自分たちがsonar ATSを導入すると同時に、社内やエージェントへの説明にも力を入れた。当初はパワーポイントで説明書を作ったり、操作ビデオを作ったりして、初めての人に直接説明することに工数をかけていたが、 sonar ATSのインターフェースが直感的かつ操作しやすかったこともあり、直接説明する機会は徐々に減っていき、資料に目を通してもらうことで済むことが多くなった。 また、15年使ったシステムからのリプレイスだったが、各部門からネガティブな反応はあまり見られなかった。

―sonar ATS導入後、書類選考と一次面接に必要な作業時間は約65％減少

sonar ATS導入後、書類選考と一次面接の実施において候補者1人当たりに発生する作業時間は約65％削減された。この大幅な時間短縮は、特に日程調整の効率化によるものが大きいという。そして工数削減できた分、他の仕事に対応できる時間が増えた。

板谷氏：もともと2人で分担していた作業を私1人で回せるようになったのは大きいです。そのおかげで、イベント企画など他の業務にも時間を割けるようになりました。

また、業務削減に役立った機能について、板谷氏はMicrosoft Teamsとの連携とマイページの活用を挙げる。

板谷氏：社内でTeamsを使っているので、連携できたのは良かったです。Outlook予定表との連携により予定も自動で入力されるようになったので、かなりの時間短縮ができました。

また、システム内で提出物の回収ができるようにもなったのも助かりました。候補者には事前に弊社フォーマットのアンケートを書いていただいているのですが、マイページ上※から候補者が自分でダウンロードして記入・提出でき、提出後はエージェント経由で提出完了のメールも送られるようになりました。メールを送るときもsonar ATSが自動で名前を差し込んでくれるので、安心してやり取りができています。

加えて、「書類選考官の自動アサインや評価入力のリマインド機能によって、評価の入力漏れや遅れが減少した」ことや、「ウォッチリスト機能を活用することで、日程調整やアンケート回収の進捗管理が容易になった」ことで、業務の抜け漏れを防ぎ、効率的な管理が可能になったという。また、セキュリティ面においても、内定者の連絡先情報を部門担当者に共有する際、メールではなくsonar ATSの保存済みリストを利用することでより安全に実施できるようになった。

こうした効果を振り返った上で、導入した所感をそれぞれ語ってもらった。

小森氏：導入してから安心感と効率的な運用工数が得られたと思います。企業にとっては部内の選考担当者を含めて個人情報の取り扱いは厳重に注意しなければなりません。sonar ATSを導入してからは、ヒューマンエラーが起こっていないかを確認する時間や、それに伴う精神的な負担が軽減されましたね。

また、業務のスピード感も向上し、エージェントさんを以前よりもお待たせすることが減ったと思います。また、各求人部門の担当者もsonar ATSを積極的に活用するようになり、面接結果や申し送り事項などの情報共有もスムーズになりました。都度対面で確認していたことが、sonar ATSを見るだけで共有できるようになったのは大きかったです。

福永氏：Thinkingsさんは会社として顧客対応がとてもいいし、驚くほどフィードバックが早いです。sonar ATSは単なるツールではなく、ともに採用業務を行う仲間のように感じています。

板谷氏：出社したら毎朝すぐにsonar ATSを立ち上げています。かなり効率化できたことで、前のシステムだと少し面倒だなと思っていた作業も楽になりました。単純作業が減って、自分の時間を有効に使えるようになったと思います。

―sonar ATSに蓄積されたデータを活用し、採用プロセス全体の効率化と質の向上を図る

今後の採用活動に向けて、福永氏はsonar ATSに対する期待を語った。

福永氏：今後は、sonar ATSに蓄積される採用関連データの活用に大きな期待を寄せています。これらのデータを自社の採用活動や求人票のブラッシュアップ、さらには会社の強みや弱みの分析に活用できないかと考えています。また、候補者の通過率や傾向などの情報をエージェントと共有することで、より適切な人材紹介につながることも考えられます。

sonar ATSに蓄積されたデータを最大限に活用し、採用プロセス全体の効率化と質の向上を図ることが、今後の私たちの目標ですね。

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※ご担当者様の所属や肩書は2024年7月時点の情報です。