こんにちは。採用管理システムsonar ATSを提供するsonar ATS編集部です。この記事は、「採用選考フローの作成手順が知りたい」「作成のポイントが知りたい」とお悩みの採用ご担当者様におすすめの内容です。

採用選考フローとは、企業が応募者を採用するまでのプロセスを段階的に示した手順のことです。本記事では、採用選考フローの設計方法や新卒中途別のポイントについて詳しく解説します。

Thinkings株式会社が提供する「採用管理システムsonar ATS」は、ドラッグ＆ドロップで簡単に採用選考フローが設計できます。また、各ステップごとの進捗分析もエクセル不要で行うことができ、採用ご担当者様の事務作業を大幅に削減します。より詳細な機能が知りたい方は、お気軽にsonar ATSのサービス資料をご覧ください。
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採用選考フローとは？

採用選考フローとは、応募者が採用に至るまでの過程を段階ごとに整理した流れのことです。採用選考フローを構築することで、選考状況を可視化し、各関係者がスムーズに情報を共有することができます。

採用選考フローには、一般的に以下のような段階が含まれます。

• インターンシップ
• 説明会
• 応募・エントリー
• 適性検査
• 書類選考（エントリーシート・職務経歴書など）
• 面談/面接
• 内定通知

採用選考フローの内容は、新卒採用か中途採用かによって異なります。また、エンジニアやデザイナーのように、特定のスキルが求められる職種では実技テストが含まれる場合もあります。

採用選考フローを作成するメリット

適切に設計された採用選考フローは、採用のスピードや精度を向上させるのはもちろん、ミスマッチを防ぐ効果もあります。ここでは、採用選考フローを作成する上でのより具体的なメリットを3つご紹介します。

採用プロセスを可視化できる

採用プロセスを可視化することで、各選考の目的や担当者の役割が明確になり、全体像を把握しやすくなります。これにより、対応漏れや重複作業を防止することができ、候補者へのフォローを適切に実施することにつながります。

また、可視化された採用プロセスを関係者全員が認識することで、コミュニケーションが円滑になることも大きなメリットです。さらに、どの選考にどれだけのリソースが必要かが理解しやすくなるため、採用活動全体の効率向上も期待できます。

歩留まりを発見することができる

採用選考フローを分析することで、各選考ステップごとの候補者数や合格率など、進捗状況を詳しく把握できます。このデータをもとに、離脱や滞留が多いポイントを特定し、早期に改善策を講じることが可能です。

たとえば、一次面接で多くの候補者が離脱している場合、選考基準の見直しや面接官のトレーニングが有効かもしれません。こうした分析と改善を繰り返すことで、採用プロセスが最適化され、最終的に採用成功率の向上につながります。

社内のワークフローを整備することができる

採用選考フローが明確になると、社内の各部門や担当者がどの段階でどのような役割を担うかが可視化されます。そのため、業務の重複やミスを最小限に抑えることができます。また、担当変更があった場合でもスムーズに引き継ぎを行うことが可能になります。

ワークフローが整備され、採用全体がスムーズに進行するようになると、選考スピードを速めることもできます。これにより、候補者の満足度が向上し、企業のイメージの向上にもつながるでしょう。

「採用管理システムsonar ATS」は、進捗分析機能が強みです。選考フローが一覧で確認できるだけでなく、各選考ごとの移行率や目標から逆算した数値を簡単に確認することができます。実際の画面が気になる方は、お気軽にsonar ATSのサービス資料をご覧ください。
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採用選考フローの設計方法

では、採用選考フローを設計するにはどのように進めるのが良いのでしょうか。採用選考フローを設計する際、まずはKPI（重要業績評価指標）を設定し、その後に選考フローを設計する方法が効果的です。

KPIを設計することで、採用選考フローの効果を客観的に評価・改善することができます。ここでは、KPIと採用選考フローの設計方法をそれぞれ解説します。

KPIを設定する

KPIとは、Key Performance Indicator（重要業績評価指標）の頭文字をとった用語です。採用活動の進捗を評価し、目標達成に向けて的確に進めるためには、採用活動において達成すべき指標（KPI）を設定することが重要です。

例えば、応募数、書類選考通過率、面接通過率、内定承諾率など、各ステップにおいて明確な指標を設定することで、採用活動の効果を測定しやすくなります。それでは、KPIの設定手順をみていきましょう。

1. 採用のゴールを明確にする

KPI設定の第一歩は、採用のゴールを明確にすることです。たとえば、「◯カ月以内に◯名を採用する」や「優秀層の応募数を増やす」といった具体的な目標を、組織の戦略や人員計画に沿って定めます。目標が曖昧なままだと、指標の選定や評価基準に一貫性がなくなりがちです。そのため、まずはゴールを明確にしましょう。

2. KPIの候補となる指標を洗い出す

次に、KPIの候補となる指標をリストアップします。洗い出した指標が網羅的であればあるほど、この後の優先順位付けを正確に行うことができます。採用活動においてKPIとして設定されることが多い指標は、以下の通りです。

• 応募数
• 選考通過率
• 内定承諾率
• 選考/内定辞退率
• 1人当たり採用単価
• 選考スピード（内定までに要する平均採用日数）
• 定着率・離職率
• 候補者満足度
• 採用担当者・現場管理職の満足度

3. 重視する指標を決定し、具体化する

全ての指標を重視することは現実的ではないため、優先順位の高い指標を数個に絞ります。その際、最初に設定した採用のゴールと関係性の高い指標を選ぶようにしましょう。

たとえば、「選考スピード」を重視するなら、「平均採用日数（書類提出から内定通知までの日数など）」をKPIとして設定するのが適切です。「候補者の質」を重視する場合は、「定着率」をKPIにするとよいでしょう。

ただし、選考スピードを優先しすぎると、候補者の質が低下する可能性があるように、KPIを追求することで生じるデメリットにも注意が必要です。そのため、選考スピードだけでなく「定着率」も考慮するなど、相互に補完し合うKPIを設定する視点が重要です。

4. 基準値と目標値を設定する

最後に、現状を示す基準値と到達すべき目標値を定めます。過去の実績があれば、それを参考に基準値（ベースライン）を設定し、その上で目標値を置くようにしましょう。KPIを新たに追加する場合は、業界平均値や他社の事例などを参考に仮設定し、運用しながら必要に応じて修正します。

例えば、応募数をKPIとする場合、「現状○○で、半年後に○○まで引き上げたい」といった目標値を設定することで、進捗を可視化しやすくなり、チーム全体で目標への意識を共有しやすくなります。

採用選考フローを設計する

KPIが明確になったら、続いて採用選考フローを設計します。採用選考フローでは、候補者の見極めや魅力付けに必要な選考ステップを網羅する必要があります。では、採用選考フローの設計手順を見ていきましょう。

1. 採用要件を定義する

最初に、企業が求めるスキルや経験、人物像を整理し、採用要件を明確にします。例えば、即戦力かポテンシャル重視か、マネジメント力が必要かなどを明確にしましょう。採用要件を丁寧に設定することで、それらを見極めるために必要な選考を考えやすくなります。

採用要件が曖昧では候補者とのミスマッチが起きやすく、採用効率も低下してしまいます。また、この段階で経営陣や現場担当者の合意を得ることで、後々トラブルが発生することを防ぐことができます。

2. 募集チャネルを選定する

次に、候補者を獲得するためのチャネルを選定します。採用サイト、求人広告、エージェント、リファラル採用など多様な選択肢があるため、ターゲット層や採用予算に合わせた選定が鍵となります。

具体的には、各チャネルの応募数や質の実績を過去データから分析し、効果が高いものを優先的に採用するとよいでしょう。初めて利用するチャネルの場合は、自社と条件が似ている他社の事例を参考にします。また、SNSやイベント参加など、企業ブランディング向上の観点も検討しながら選定することもおすすめです。

近年注目を集めているリファラル採用に興味をお持ちのご担当者様は、こちらの記事も併せてご覧ください。
リファラル採用とは？成果を上げる方法や注意点、促進するコツを解説

3. 全体のフローを設計する

採用要件と募集チャネルが決まったら、書類選考、面接回数、適性検査の有無など、具体的な選考プロセスを設計します。ここで大切なのは、各選考の目的を明確に定義することです。どの選考で見極めを行うのかや、どの選考で魅力付けを行うのかを明確に定義しましょう。

また、選考スピードを優先するのか、候補者の質を重視するのかによって、フローの構成や選考回数が変わります。企業の方針やリソースに応じて柔軟に設計しましょう。

4. 部門ごとの責任範囲を明確にする

採用は人事部門だけでなく、現場部門の協力も不可欠です。部門のマネージャーがいつ面接を担当するのか、合否判断を行うのか、情報共有は誰が担当するのかなど、責任範囲と役割を明確にしましょう。

これにより、意思決定プロセスが整備され、コミュニケーションコストが削減できます。仮にトラブルが発生した場合でも、現場と人事の連携をスムーズに保つことができるでしょう。

5. 運用ルールを整備する

採用フローや責任範囲が決まったら、実際の運用ルールを細かく整備します。例えば、面接結果の共有方法や面接日時の連絡フロー、候補者から問い合わせへの対応方法などをドキュメント化しておくとよいでしょう。

期限や連絡手段などの“いつ・誰が・何をする”を明確にし、候補者への対応が滞らないように管理することが重要です。

6. 振り返り・改善を行う

一度設計した採用選考フローも、運用する中で課題が見えてくるものです。KPIに設定した指標を定期的に確認しながら、目標値を下回る場合はボトルネックの特定と改善を行いましょう。

新卒採用であれば年度の変わり目、中途採用であればポジションが充足したタイミングで全体の振り返りを行うと良いでしょう。緊急性の高い課題が発見された場合は、採用活動中であっても迅速に手を打つ必要があります。

KPIと採用選考フローの関係性

KPIは、採用選考フローの成果を可視化し、改善の指針を提供する役割を果たします。

たとえば、「平均採用日数が目標値よりも5日遅れている」「応募数が目標値に満たない」といったKPIの変化から、改善が必要な選考ステップや要因を特定できます。その上で、面接回数や採用チャネルの見直しなど、具体的な対策を講じることが可能です。

KPIを単なる数値目標にとどめず、選考選考フローの効果を可視化し、改善するための指針として活用することが重要です。

新卒採用｜採用選考フロー作成のポイント

中途採用がスキル重視であるのに対し、新卒採用ではポテンシャルを重視した採用活動が行われます。学生の学校生活での姿勢や過去の経験を深掘りし、人柄や価値観を明らかにした上で、自社との適性を判断する必要があります。

また、インターンシップへの参加から入社までの期間は1年以上に及ぶことも多く、長期的な関係構築が採用成功の鍵を握ります。これらの特徴を踏まえ、新卒採用における採用選考フロー作成のポイントを3つご紹介します。

インターンシップと本選考を連動させる

新卒採用においては、学生の企業理解を深め、関係を築くためにインターンシップが広く活用されています。インターンシップと本選考と連携させることは、企業と学生の双方に大きなメリットがあります。

たとえば、インターンシップ中の評価を活用し、本選考の一部を免除する仕組みを導入すれば、企業は学生の適性やスキルを事前に把握し、より精度の高い選考が可能になります。一方、学生にとっても、実際の業務を経験したうえで選考に臨める安心感に加え、選考プロセスが短縮される点も魅力です。

また、選考免除が難しい場合でも、インターンシップ後に定期的なフォローアップや個別面談を実施することで、学生の関心を維持することができます。

個別のフォローを強化する

新卒採用では、企業や職種選びに不安を抱える学生が多く存在します。学生の不安を解消し、辞退を防ぐためには、候補者との継続的な関係構築が欠かせません。そのためには、個別フォローを強化することが有効です。

例えば、書類選考や面接通過後に具体的なフィードバックを提供することで、学生は自身の強みを確認でき、次のステージへのモチベーションを維持できます。また、選考の終盤には個別相談会を設け、業務内容やキャリアパスに関する不安を払拭すると良いでしょう。

採用人数が多い場合、AIサービスの活用も検討する

大規模な新卒採用を行う場合、選考フローにAIサービスの活用を組み込むことで、人事担当者の負担を軽減することができます。

過去の合格者のデータに基づき、エントリーシートのスクリーニングを行うサービスを活用すれば、書類選考にかかる時間や労力を短縮できます。

ただし、AIサービスは「魅力付け」の効果はあまり期待できません。売り手市場では魅力付けも重要な要素であるため、スクリーニング目的以外の選考では人が対応することをおすすめします。

採用管理システムsonar ATSは、候補者のスクリーニングを効率化する「sonar AI」も提供しています。sonar AIの概要やsonar ATSとの連携について気になるご担当者様は、ぜひサービス資料をご覧ください。
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中途採用｜採用選考フロー作成のポイント

新卒採用でよく見られる総合職採用とは異なり、中途採用では職務内容が明確に決まっている「ジョブ型採用」が一般的です。そのため、職務経験や保有スキルを重視した採用が行われます。

求める人物像に対して経験やスキルが適しているかを正確に判断するため、現場のマネージャーや役員が面接に関与することが多い点も特徴です。これらの特徴を踏まえ、中途採用における採用選考フロー作成のポイントを3つご紹介します。

求めるスキルや経験をより明確にする

中途採用ではスキルや経験が重視されるため、採用要件を具体的に定義することが重要です。「営業経験3年以上」「○○の資格必須」のように、数値化・明文化された基準を設定しましょう。詳細な採用要件に基づいて選考フローを作成することで、選考の精度をより高めることができます。

また、採用要件を求人広告に記載することで応募者とのミスマッチを防ぐことができます。担当業務や役割範囲、チームとの連携体制を明確に示すと、候補者自身も適性を判断しやすくなるでしょう。

柔軟性の高い選考フローを構築する

中途採用では候補者の就業状況が多様なため、柔軟な採用選考フローを整備することで採用効率が上がります。たとえば、オンライン面接の実施や面接回数の調整など、候補者の都合に合わせた選択肢を用意すると良いでしょう。

また、候補者の要望に応じて面談を追加するなど、選考フローを柔軟にカスタマイズできる体制があれば、候補者の満足度も高まります。

選考スピードを速めるための工夫を行う

エンジニアなどのIT関連の職業は、有効求人倍率が全体平均の約2倍に上ります。そのような売り手市場では、候補者が複数の企業を並行して検討しているケースが多いため、選考スピードが採用の成功を大きく左右します。

選考スピードを速めるための工夫としては、面接官とのコミュニケーションコストをできる限り削減したり、面接日程の調整をオンラインツールで効率化したりすることが挙げられます。また、内定通知までの日数が短い場合、他社に先を越されるリスクを抑え、内定辞退の可能性を低く抑えることができます。

参考：職種別有効求人・求職状況（一般常用） 2024年11月｜東京ハローワーク

採用選考フローの具体例

続いて、新卒・中途採用それぞれの具体的な選考採用フロー例を紹介します。場合別に合計4パターンを紹介するので、選考フローの設計にお悩みのご担当者様はぜひご参考にしてください。

新卒採用｜一般的なフロー

新卒採用では、求人広告や採用イベントで学生と初期接触を図り、その後会社説明会や書類選考に進む流れが一般的です。また、一次面接や二次面接の代わりにグループディスカッションが実施される場合もあります。そのため、新卒採用の一般的な採用選考フローは以下の通りです。

• 求人情報の公開・エントリー受付
• 会社説明会
• 書類選考（エントリーシートの提出）
• 適性検査・筆記試験
• 一次面接
• 二次面接
• 最終面接
• 内定通知

新卒採用｜早期選考を実施する場合のフロー

早期選考を実施する場合、夏インターンシップ参加学生を対象とすることが多いです。インターンシップを通して企業や職種への理解が備わっていると判断される場合、会社説明会を受ける必要はありません。

また、インターンシップ参加者の中でも評価の高い学生を選抜して早期選考を実施する場合、書類選考や適性検査、場合によっては一次面接をスキップしても良いでしょう。そのため、採用選考フローの例は以下の通りです。

• インターンシップの実施
• 早期選考情報の公開・エントリー受付
• 一次面接（スキップ可）
• 二次面接
• 最終面接
• 内定通知

中途採用｜一般的なフロー

続いて、中途採用における選考フローの例を紹介します。中途採用の場合、転職フェアやイベントは新卒採用ほど一般的でなく、会社説明会が実施されるケースもほとんどありません。また、書類選考も履歴書や職務経歴書の審査が主になります。面接では、該当部署の管理職が担当することも多いでしょう。そのため、一般的な選考フローの例は以下の通りです。

• 求人情報の公開・エントリー受付
• 書類選考
• 一次面接（チームリーダー）
• 二次面接（担当部門のマネージャー）
• 最終面接（担当部署の役員）
• 内定通知

中途採用｜実技テストを実施する場合のフロー

エンジニアやデザイナーなどの専門性が高い職種では、実技テストを実施することもあります。しかし、実技テストの結果が優秀だからといって、採用を即決するのは危険です。

専門職であっても、チームでの協働が求められるケースが多いため、スムーズに業務を進めるには技術力だけでなく、コミュニケーション能力も欠かせません。そのため、スキルと適性の両方を評価できる選考フローを設計することが重要です。

また、実技テストを実施する場合は、結果の評価だけでなく、テスト内容のレビューを行うことで、候補者の思考プロセスや問題解決力を深く理解できます。

• 求人情報の公開・エントリー受付
• 書類選考
• 一次面接（チームリーダー）
• 実技テスト＆レビュー（担当部署のマネージャー）
• 最終面接（担当部門の役員）
• 内定通知

採用選考フローに関するよくある質問

最後に、採用選考フローについてよくある質問とその回答を紹介します。

内定辞退率を改善したいです。どのような点に着目して選考フローを変更すればよいですか？

内定辞退率を下げるには、候補者の不安を解消する体制を整えることが大切です。現在の選考フローに加えて個別面談の機会を設け、疑問点を解消しながら企業理解を深めてもらうと良いでしょう。また、他社との比較検討で不利にならないよう、選考スピードを速める工夫を行うことも施策の一つです。

内定辞退を防止するためには様々な施策が考えられますが、まずは辞退が発生する理由を分析し、根本的な原因を特定することが欠かせません。そのためには、採用選考フローから入手できるデータを活用し、傾向を可視化することが有効です。データ分析の具体的な方法については、以下のホワイトペーパーをご参考にしてください。

面接官ごとの評価のばらつきを軽減するために、選考フローではどのような工夫したらよいですか？

面接官ごとの評価のばらつきを削減するためには、各選考における評価基準の標準化が欠かせません。その後、社内のワークフローに面接官同士が評価のすり合わせを行う時間を加えると良いでしょう。

具体的には、評価項目を記載化した評価シートを用意し、全ての面接で同じ質問を用いる方法があります。その後、面接後に面接官同士が評価をすり合わせる時間を設けることで、意見が食い違うケースを削減できます。さらに、面接官トレーニングを定期的に実施し、バイアスを抑える方法や評価シートの書き方を共有することも有効でしょう。

評価基準を標準化するための面接手法として、構造化面接があります。構造化面接のメリットや実施手順に興味をお持ちのご担当者様は、こちらの記事をご参考にしてください。
構造化面接の質問例や実施手順とは？メリット・デメリットも解説

進捗状況を可視化したい場合、どのような方法が有効ですか？

進捗を可視化するためには、ATS（採用管理システム）やプロジェクト管理ツールを活用すると良いでしょう。

それらのツールを活用すると、応募から書類選考、面接、内定などの各選考における候補者の情報を、リアルタイムで更新・確認できるようになります。

さらに、KPI（応募数・通過率・内定率など）に基づき、ボトルネックを素早く把握することが可能です。小規模であればスプレッドシートでも代用できますが、応募者数が100名を超える場合は採用管理システムが効果を発揮し、人的ミスの減少や分析の効率化につながります。

採用管理システムsonar ATSは、採用進捗が簡単に把握できる点を多くのお客様に評価いただいています。詳細な機能が気になる方は、以下よりサービスサイトをご覧ください。
集計・分析｜採用管理システムsonar ATS

ポイントを抑え、より良い採用選考フローを設計しよう

採用選考フローは、自社が求める人材を確実に獲得するために、慎重に設計する必要があります。企業ごとに採用要件やターゲット層が異なるように、最適な採用選考フローも一律ではなく、それぞれの企業に合わせた設計が求められます。

本記事では、採用選考フローの設計方法や、新卒・中途採用それぞれのポイントについて詳しく解説しました。本記事の内容が、採用選考フローの構築に悩む採用担当者の方にとって、少しでも参考になれば幸いです。