人事職にはじめて携わる方にとって、採用業務は未知の世界。「どのような仕事なの？」「どういう能力・スキルが必要なの？」といった疑問を抱えている方は多いのではないでしょうか。

そこで今回は、採用業務の概要や具体的な仕事内容、採用担当者に必要なスキル・能力についてご紹介します。また、今後の採用業務において重要になることも解説しているので、ぜひご参考ください。

採用担当者の主な業務内容と全体の流れ

まずは、採用業務について理解することから始めましょう。

採用業務とは？

採用業務とは、新卒・中途を問わず新たな人材を雇用するために行う一連の業務のこと。事業計画の一部を担う重要な業務なので、どの部署に・どのような人材が・どれほどの人数必要なのかをよく考えて着手する必要があります。

採用業務の全体の流れ

採用業務の内容は大きく5つに分けることができ、それらを以下のような流れで着手します。

1.採用計画を立てる

まず行うべきことは、採用計画の立案です。 採用計画とは「いつまでに何名を採用するか」「どのような方法で採用するか」「どのような人材をどこの部署に配置するか」といった採用に関する計画のこと。その重要性は高く、仮に採用計画を立てないまま採用活動を行うと、ゴールがないのでいつまで経っても優秀な人材を確保できず、コストだけが膨らんでしまいます。 そうなれば事業計画をはじめとする企業活動なさまざまな箇所に影響を及ぼしかねないので、採用計画の立案は必須といえます。 なお、採用計画の立て方については以下の記事で詳しくご紹介しています。ぜひご覧ください。

採用計画の立て方と重要な5項目！採用活動を成功させるコツ

2.採用基準の設定

次に、採用基準の設定に着手します。これは、複数の応募者を公平に評価・判断する上で必要な工程です。 仮に設定を怠れば、面接官が複数人いる場合に基準のズレが生じやすくなります。また、それぞれの面接官の主観的な意見・評価が反映される可能性や、採用後に企業と応募者との間でミスマッチが生じる恐れもあります。

こうした事態を未然に防ぐためにも、採用担当はあらかじめ採用基準を決めておくことが大切です。

なお、採用基準の設定方法については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。

新卒・中途採用基準の作り方！明確な基準設定は採用活動において重要

3.母集団形成

採用基準を設定できたら、母集団形成に取り掛かります。 母集団とは「自社の新卒・中途採用に応募してくれる求職者の集団」であり、たとえ採用人数が少なくとも一定程度の応募が集められることが望ましいといえます。なぜなら、採用活動では筆記試験や書類審査、面接を通して応募者が「自社が求めている人材かどうか」を見極めるためです。 母集団の人数が多すぎると採用担当者の業務負担が必要以上に増える一方、母集団が少なすぎると採用計画の未充足や採用基準の引き下げにもつながります。あらかじめ十分な母集団を形成し、採用計画に沿った人数を確保できる体制を整える必要があります。

とはいえ、ただ単に応募者を増やせばよいわけではありません。大きな母集団を形成できたとしても自社が求める人材が少ない場合は、工数やコストを掛けても採用率がさがってしまいます。それでは本末転倒なので、母集団形成では求める人材を多く集めることに重きを置くようにしましょう。

4.採用面接・面談

次に、採用面接・面談を行います。このときポイントとなるのは、履歴書や職務経歴書の情報だけを重要視しないことです。 昨今は応募書類の添削サービスも普及しているため、紙面の情報はいくらでもきれいに整えることができます。言い換えれば、紙面だけでは応募者の本質を引き出せないということです。 そのため、面接・面談を通して応募者と対話する中で、コミュニケーション能力やストレス耐性、中途の場合はこれまでの業務で培った知識などをはかるようにしましょう。それらを引き出すための採用基準や質問項目を用意できると安心です。

5.内定・内定者フォロー・入社手続き

面接・面談を終えたら内定者を選定し、内定者フォロー・入社手続きまで行います。内定通知や内定者とのやり取りは、できるだけスピード感をもって行うことを意識するのが良いでしょう。 仮にほかの企業の採用にも応募していた場合、即座に内定した旨を伝えなければ、他社に就職してしまう可能性があります。求めていた人材を逃さないためにも、内定したことは早めに通知しましょう。あわせて、内定者の不安払拭のために面談を行うなど、内定者フォローにも注力すると入社への意思をより固めてもらいやすくなります。

採用担当者に必要な能力・スキル

採用担当者として業務を行う上では、どのような能力・スキルが必要になるのでしょうか。各企業独自の考え方もあるかもしれませんが、ここでは基本的な3つの能力・スキルをご紹介します。

1.採用面接時に必要なコミュニケーション能力

第一に、会話の中で的確に情報を引き出すコミュニケーション能力が挙げられます。たとえば有効なのは、5W1Hを意識した質問。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」と多角的な質問を投げかけることで具体的な回答を得ることができ、結果として応募者の本質を引き出しやすくなります。

2.採用活動に必要な法令知識

採用担当者として業務を遂行するには、法令知識も必須です。 たとえば、求人情報に応募資格として年齢制限を設けるのは原則NG。雇用対策法 第九条により「事業主は、労働者がその有する能力を有効に発揮するために必要であると認められるときとして厚生労働省令で定めるときは、労働者の募集及び採用について、厚生労働省令で定めるところにより、その年齢にかかわりなく均等な機会を与えなければならない。」と定められています。 このほか、性別・国籍・出身地を限定して求人を行うのも禁止されています。こうした規制はすべて求職者の人権・権利を守るためのものなので、採用担当者は必ず把握しておきましょう。

参照：労働者の募集及び採用における年齢制限禁止の義務化に係るＱ＆Ａ｜厚生労働省

引用：昭和四十一年法律第百三十二号 労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律｜e-Gov 法令検索

3.採用管理システムをはじめとするHRテックを活用する能力

テクノロジーを活用する能力も、採用担当者には欠かせません。
特に近年の採用では、採用担当者が扱う採用媒体・サービスが増えており、採用担当者は多忙を極めています。こうした負担を軽減するには採用管理システムを導入するのが有効であり、応募から内定までの情報を一元管理できるため業務を効率化しやすくなるのです。

とはいえ採用管理システムをただ導入するだけでは意味がないので、あらかじめ活用方法を理解し、それを活かす能力を身につけておく必要があります。

今後の採用業務で重要視されること

今は、求職者よりも“人材を募集している企業”のほうが多い売り手市場です。また、少子高齢化による労働人口の減少も相まって、これから人材獲得競争が激化することは想像に難くありません。

そうした中で計画どおり採用活動を進めるには、求める人材とコンタクトを取れ次第すぐに内定へとつなげる必要があり、その上で採用業務の効率化は必須です。そのため、今後の採用業務では積極的に採用管理システムを活用すべきといえます。

採用管理システムがあれば、応募状況の確認や選考状況の共有、面接日程の調整など、煩雑な採用業務を一元管理できます。それぞれの仕事に手間取らなくなるので、よりスピーディーに採用業務を進めることが可能です。
求める人材を逃さないためにも、この機会に採用管理システムの導入・活用を前向きに検討しましょう。

まとめ

採用業務と一言でいっても、その内容はさまざまです。一つひとつの仕事に明確な目的があるので、今回ご紹介した流れ・ポイントを押さえて、無駄なく取り組むようにしましょう。
あわせて、採用担当者に必要な能力・スキルを身につけたり、採用管理システムを活用したりすれば、より効率的に採用業務を遂行できます。
求める人材を確実に確保するためにも、自らのスキルアップを図るのはもちろん、業務の自動化・効率化も視野に入れるようにしましょう。