採用管理システムを毎年変更してきた東急建設がsonar ATSを選んだ理由と、継続利用から得た効率化

―システムは活用後に分かる事実がある。

東急建設では、複数の採用管理システムを利用してきた。システムにはメリットがたくさんあるが、導入後に気付くデメリットも多い。

東急建設が以前使用していたシステムでは、標準外の機能拡充には莫大なオプション料金が発生する、プレ期と本選考のシステムが分離されていてデータのコントロールが出来ないなど、制約からのデメリットが多々あった。

他にも複数の理由があったが、それでも１年単位で複数回リプレイスしてきた経緯は驚きだ。全ては採用活動の進化と業務の効率化を追求した結果ではあったが、背景には東急建設ならではの新たなシステムに対しての柔軟な思考も垣間見えた。

井上氏：人事部に配属された2016年以前から1年単位で採用管理システムの変更をしていたので、乗り換えへの心理的ハードルは低かったです。

「利用してダメなら変えればいい。」というスタンスでしたね。後々、長期的に利用した方がメリットが多いと気付きましたが、当時は使用感を追求しつつ、新たなシステムの選定は間口を広げて柔軟に行っていました。

―「ダメなら変えればいい！」から導入したsonar ATSを継続利用。

sonar ATSの導入は2018年だった。毎年恒例となっていたリプレイスだったが、今まで以上に整った条件面と求める機能が標準で備わっていたことが、これまでのシステムとの大きな違いだった。

まず、プレ期から本選考時に必要だった移管作業は、同一データベースを通年使用するsonar ATSには元から必要のない作業だった。また、データの蓄積は複数年継続して行えるので、データ分析や活用が可能となるメリットも付随する。機能の拡充は、たとえ標準外であっても月単位で契約ができるため、コスト面のハードルは解消し気軽に取り入れて試せるようになった。

加えて、以前から利用していた採用アウトソーシングサービス提供企業がsonar ATSの認定パートナーだったことも、前向きに検討できた要因だったと井上氏は語った。

井上氏：当時、多職種募集のフロー確立や管理機能の充実、操作性の優れたシステムを求めていた時に、たまたまsonar ATSを知りました。
想定していた機能も備わっていましたし、並走してくださっている外部パートナーがsonar ATSの認定パートナーとして機能を熟知していたので安心感がありましたね。

実施したい新たな運用の設計を含め、我々の採用を理解して下さっているパートナーの存在もあって、システムの乗り換えは大きな問題もなくスムーズに進みました。
導入後は多くのメリットを感じましたし新たな発見もあった。何よりデータの蓄積からの気付きも多いので、その後はsonar ATSを継続的に利用しています。

―sonar ATSの導入で激減した”シーズン恒例業務”。

導入後に感じたメリットのひとつに「書類の電子化」がある。

sonar ATS導入後、以前から検討していた「エントリーシートと評価シートの新たな運用」を開始した。紙面で受付けていたエントリーシートは、全てWeb上で完結する仕組みへ変更。新たに制作した４種類のエントリーシートの中から、学生自らが選択してダウンロードしてもらう方法を採用した。

エントリーシートの提出は、sonar ATSのマイページ上へアップロードをすることでエントリー管理と書類管理をシステム上で行えるようにした。そして、学生のエントリーが完了したら面接の準備を行っていく。この部分でも、手間となっていた毎年恒例業務のスリム化に成功したと、市毛氏は語った。

市毛氏：以前は、エントリーシートと評価シートを１セットにして応募者ごとクリップ留めを行い、各面接官へ配布をしていました。もちろん全て手作業です。

クリップ留めが終わったら、それらの書類を各担当面接官へ配布をします。
担当者の席は各職種でフロアが異なりますし不在の場合も多い。個人情報は最善の注意が必要なので困るケースも多々ありました。

応募者は7～800名程いますし、面接は複数名で行います。これを一次面接、二次面接、役員面接、全てのフェーズで行っていましたので、ワンシーズンで膨大な時間と手間がかかっていました。

しかし、sonar ATSの導入でこれらの書類が電子化され全てWebを介して完結するようになり、面接官が各々書類をダウンロードして対応する仕組みに変わったんです。
これだけでも大きな業務改善につながったと思っています。

―新卒リファラル採用でも役立つsonar ATSのデータ。

東急建設ではリファラル採用を取り入れ、学生への働きかけも積極的に行っている。

リファラル採用専用のシステムを導入している同社は、sonar ATSの自動連携機能を活用して、そこからのエントリーをsonar ATS側へ集約をしている。応募者データも連携されるため、応募から採用までの窓口統一が可能だ。

紹介が直接エントリーにつながるケースもあるが、応募窓口が複数存在する昨今、さまざまな要因が複合したケースも発生する。その情報を追えることもsonar ATSの活用方法のひとつである。

井上氏：紹介のタイミングは計れないので、いつ応募がくるか分かりません。そんな中、sonar ATSの連携機能で窓口を統一できるのはとても便利です。

リファラルで生まれるご縁は実際にあって、大手サイトを通してエントリーはしているけど先輩からの紹介も受けている。インターンシップへの参加は前年エントリーしたサークルの先輩から話を聞いたから。などがあります。
sonar ATSに蓄積されたデータの活用で、これらの情報も分析できるようになりました。

―面接後の評価シートも電子化して、日常業務の効率化に成功。

面接時の書類同様、面接後の書類管理にも多くの時間と労力を割いていた。

各応募者の面接が終了すると、記入された評価シートが返却される。以前は回収されたシートの評価情報をExcelへ入力する作業を行って、応募者ごと情報の管理を行っていた。単純作業ではあるが、面接数に応じて増える作業量や、面接官の個性が光る手書きシートの集約には多くの時間が必要となっていた。

しかし、sonar ATS導入後はこの運用を廃止。面接官が書いたシートをPDFで読み込み、sonar ATS内で管理を行う仕組みへ変更した。面接回数や面接官の人数に応じて評価シートが増えていくため、最終面接ではPDFのページ数は多くなるが運用に問題は発生していないと井上氏は話す。

井上氏：手間のかかっていた作業の削減はとても嬉しかったですね。

合否を問わず履歴を残すので、1日10名の面接を行った場合、最低でも20枚、面接官の人数分の評価シートをExcelへ入力する作業が発生していました。
これを、PDFで読み込んでsonar ATSで管理する仕組みしたことで、毎日2時間以上かかっていた作業時間が大幅に圧縮されました。

その分、面接スケジュール調整など内外部への対応が早くなったので、採用のスピード感にも直結した改善だったと思っています。

―中途採用の課題へもsonar ATSの導入を開始。

複数のルートがある中途採用の窓口統合は大きな課題だ。この課題に対して、東急建設ではsonar ATSを取り入れるチャレンジを開始した。

sonar ATSは、新卒・中途を問わず活用ができることも特徴のひとつだ。複数の窓口の集約ができ、煩雑化しがちなコンタクトと履歴の確認もスムーズに行えるようになる。そして、活用範囲を広げても別アカウントの作成は不要だ。各担当者で権限の振り分けが可能で、新卒・中途共同じアカウントでsonar ATSの活用ができるようになっている。

市毛氏：中途採用は多くのチャネルがあるので、それを集約して効率化するのが直近の課題です。

スピード感が重視される中途採用では、よりフレキシブルさが重要。開始したばかりではありますが、新卒採用同様、東急建設オリジナルの選考フローが組めるよう思案しています。

―ハイブリッド型を磨き上げ、より広範囲へのアプローチを。

東急建設では今後の建設業界を考えながら、現在の事業の枠を超えたチャレンジが出来る人材の採用も視野に入れ、今後はオンラインとオフライン双方の可能性を広げた取り組みの拡大を目指していきたいと語った。

井上氏： 今までのインターンシップはオフラインのみで、遠方の学生は参加へのハードルがありました。

でも、2020年は、距離や時間の制約をオンラインで払拭した年でもありました。しかし、その中で改めて認識したのは、リアルな現場を実際に見て肌で感じることは、学生にとってかけがえのない体験であることです。

東急建設は全国展開をしている会社なので、全国から人が来て欲しい。なので、オンラインでやれることやオフラインが適していること、世の中の状況に応じた柔軟な対応策も含めてコンテンツに落とし込み、より多くの学生へアピールをしたいと思っています。

市毛氏：現場の体感を持った中途人材はオフラインを切り離すことは出来ませんが、選考を遠隔で出来るのはやはりメリットです。

我々が欲する人材へ向けたアプローチ手法を含め、オンオフを融合したハイブリッド方式に磨きをかけて、当社にとって最適な方法を見出していけたらと思っています。