あえて中途採用から採用管理システムを変更した、SB C&S株式会社のチャレンジ

―sonar ATS導入のきっかけは “薄々感じていた無駄”

sonar ATSを導入するきっかけのひとつに、”新たな仕組みの導入で感じた無駄”があった。

ソフトバンクから分社化された後（*1）、新卒・中途合わせて毎年100名前後の人材採用を行う中で、面接の効率化を図るために”iPad”を採用した。

しかし、導入後の感想は、「評価入力に手間がかかる。」「評価が他者へ伝わりにくい。」など、必ずしもよいものばかりではなく。人事から各部門へiPadの手渡しが必要になるなど、想定外の業務も増加してしまった。加えて、その当時使用していた採用管理システムと、面接評価のデータベースが分離されていたため、双方の確認・照合が必要となり、業務がより煩雑化していった。

新たなチャレンジで無駄な業務と問題が露呈してしまったが、改めて今後活用するシステムを再考するきっかけになったと村尾氏は語った。

村尾氏： 薄々感じていた手間のかかる業務の効率化と、工数削減ができる、使用感のよいシステムの導入を再検討するきっかけになりました。

同一システムを中途採用にも活用したいと思案していたので、全てのデータベースをひとつにして、一元管理出来るシステムを求めていました。その条件をクリアしていたのが”sonar ATS”でしたね。

*1 2014年に、ソフトバンク （当時 ソフトバンクBB株式会社）より、ソフトバンク コマース＆サービス株式会社として分社化。2019年１月に SB C&S 株式会社へ商号変更をおこなった。

―目的のひとつ”中途採用”からsonar ATSの導入を開始。

システムのリプレイスは、移管のタイミングがハードルとなる。

SB C&Sでは、シーズナリティのある新卒採用ではなく、あえて通年稼働している中途採用からsonar ATSの導入を開始した。ハードルが大きいと思える中途採用からスタートした理由は、戦略的に最適なタイミングを計ったことと、運用方法の確立にあった。

開始後は、職種ごとのフロー構築や、ブッキング機能（面接官の調整を行う機能）を、実際に採用を回しながら思案し、繰り返し調整を行っていった。

村尾氏：仕組み作りは大変でしたが、sonar ATSを介することでオペレーションが激変して、スムーズになっていきました。

面接官の日程調整は、 各面接官のGoogleカレンダーをsonar ATSと同期し、エージェントからの候補日程に対して、即時調整をおこなえるようになりました。面接官への通知も自動で完了する仕組みなので、やりとりの回数も激減してとても便利です。

面接官だけではなく、煩雑化して苦労していたメールのやりとりが、sonar ATSで一元化されたのは大きな変化でしたね。

―エージェントとの連携効率化は選考スピードアップにつながった。

SB C&S では、約20社のエージェントとの取引があり、sonar ATS導入前は、各社とのメールのやりとりに時間を要していた。

たかがメール…と考えがちだが、日程調整や候補者のフィードバックなど、ひとりの応募者に対して15~20往復位のメールが発生する。それが月間数十名、年間数百人単位のコンタクトがあるので、追いきれなくなっても不思議ではない。この課題に対し、sonar ATSの”応募者管理機能”は有用だった。

応募者の情報や選考ステータスを一括管理、チャットでのコンタクト履歴も、応募者ごと集約されたページで確認できるようになった。エージェントとの連携が迅速化された影響は、選考スピードアップへのチャレンジにもつながっていく。中途採用のプロセスの調整も行い、内定まで約1カ月半かかっていた期間を、早期で２~３週間、約半分の期間で提示できるまでに短縮した。

プロセスの変更も大きいが、sonar ATSがもたらした、連携のシームレスさの影響は大きかったと村尾氏は語った。


村尾氏：中途市場にいる優秀な経験者の採用を優位に進めるには、こちら側からの積極的なアプローチと、スピード感のある進行が非常に重要となります。

選考スピードが上がれば候補者に安心感が与えられますし、我々は、注力するべき「候補者に対して SB C&S を訴求すること」へフォーカスできるので、さりげない日々の業務を効率化することで、力を注ぐポイントを変える舵取りをおこなえたと思っています。

―新卒採用の歩留まり率90％に貢献したフォローアクション機能。

中途採用でのsonar ATS導入から約半年後、新卒採用にもsonar ATSを導入した。

新卒採用への活用で一番効果的だったのは、 特定のステップに達した際に対象者へのリマインドが自動的に送信される、”フォローアクション機能” だ。この機能によって、選考の合否や次回の案内など、本来手動で行っていた送信作業の多くが自動的に完了する仕組みへ切り替わっていった。

そして、自動的かつ適切なタイミングで候補者へ通知を行えた影響は、約60％だった歩留まり率の改善にも大きく貢献していった。


村尾氏：sonar ATSの導入でやり取りのスピードがアップした要因もあり、一次面接から最終までの歩留まりが約90％になって離脱する方がほぼゼロになりました。

その他にも、エントリーシートや写真の提出もsonar ATS上で完結しますし、SPIもsonar ATSとの連携で同一パスワードでの受験が可能になったので、オペレーションの工数も大幅に削減されてスリム化に成功しました。

―sonar ATSを活用した新たなチャレンジは、“社内研修の運用”　

フォローアクションをはじめとするsonar ATSの機能は、採用管理以外にも有用だ。SB C&Sでは、新たなチャレンジとして、社内研修プログラムの運用へsonar ATSの導入を決定した。

導入背景には、新たな階層別研修プログラムがあった。社員各自の領域に合わせた研修運用には、受け皿をただ用意するだけではなく、人事側からのアクションも必要だと想定された。sonar ATSを活用すれば、研修の予約や受講管理はもちろん、各ステータスに応じたリマインドメールも自動で配信できる。そして、受講後のアンケートも作成・集計が可能だ。

これらの機能は、リソースをかけずにアクションを起こしたい人事側の意向と大きくマッチした。

村尾氏：予約の仕組みを作ろうと考えた時に、採用管理での実績もあって、機能も充実しているsonar ATSの導入が最適だという結論にいたりました。

研修管理の面でも、フォローアクション機能は有用で、受講者に向けた必要情報は、設定さえすれば自動的に配信される。送信作業は大変だしミスも発生しやすいので、人の手を煩わせずに運用できる利点はとても大きいですね。

―今後は、採用から社内評価までの一気通貫を目指していく。

採用の精度を上げるために、既に同社で活躍している人材の分析を改めて行いたいと村尾氏は話した。

加えて、面接評価制度の見直しと、面接官の能力向上に向けた取り組みも積極的におこなっていく。外部パートナーとの協力で、評価内容を深堀りできるシートを作成し、部門面接官のトレーニングをより一層強化する予定でいる。また、今後の課題として、タレントマネジメントも挙げられた。

SB C&Sでは、sonar ATSをはじめとするシステムの力を組み合わせ、勘に頼らず科学的根拠をもった採用活動を実現しているが、入社後の人材評価との紐付けがされておらず、情報が孤立してしまっている。今後はこれらの情報を統合して、一気通貫で管理・分析ができる仕組みの確立を目指したいと村尾氏は語った。


村尾氏：採用時と入社後のデータの統合をすることで、人材育成へ役立つ情報を新たに得ることができます。例えば、優秀な社員の入社経緯と、どのような業務や研修を経ているかの分析が挙げられます。

社内の人材発掘のためにも、これらのデータを一元管理できるようにして、より精度の高い採用からタレントマネジメントに活かしていくことが、目指す方向性だと思っていますね。