採用担当の残業時間が前年度比83%減！ 学生と向き合うことに成功したオーエスジーの取り組みとは

―学生に合わせた対応をするためにsonar ATSを導入

オーエスジーは、同社が持つ社風や現場の雰囲気が学生に伝わるように、イベントを実施したり、SNSを駆使したりするなど工夫を重ねている。なぜなら、内定辞退者を対象にアンケートを取ったところ、全員が辞退理由に挙げたのが「勤務地」だったからだ。アンケートには「人事の対応とか現場の若手社員の雰囲気とかはすごく良かった」「自分が受けた中で一番良かった」といったコメントが多くを占める。しかし勤務地は変えられない。それならば、同社が持つ良さを前面に押し出すことで、より多くの内定獲得につなげたい。そのためには、一律に採用活動を行うのではなく、学生一人ひとりに向き合い、声を聞いて対応していきたいと考えるようになった。

鳴谷氏：私がオーエスジーに入社した頃は、どちらかというとマスに向けた採用活動をしていました。全員一律の対応で、個別のやりとりはほとんどありませんでした。学生と個別に会うこともなく、内定者向けの親睦会を全員に対して行うといった対応をしていました。その後、私が採用を担当するようになり、上司と「いったん個別で対応してみよう」という話をしました。するとその年の内定承諾率がすごく上がったんです。それから、個別の面談などを強化するようになりました。

以前は別の採用管理システムを導入していたが、細かな設定や対応に課題に感じることがあった。例えば「このイベントに参加した学生」「○次面接に合格した学生」などグループを作成し、そのグループに対して「特定のイベントを見せる」「面接の予約を案内する」といったアプローチをしたい場合。そのシステムはグループの作成が難しく、せっかく条件を決めて自動作成しても、出来上がったグループの中身が想定と違うことがあった。結局手作業で一人ずつグループに割り当てていくこともあった。また、誤ってグルーピングされてしまったり、グループを作った後に情報が変わってしまいグループ条件の修正ができていなかったりすると、誤った情報を学生に送ってしまったこともあったという。

さらにそのシステムには、年度ごとに一から設定が必要になるという欠点があった。大量のテンプレートやグループを作成しなおすのは、年1回とはいえ負担が大きい。「ここは昨年と同じでよかったのに」と思いながらの作業だった。

鳴谷氏：このシステムのままでは、この先新人が入ってきたときに、業務引継ぎにも時間がかかってしまいます。またもし急に担当者がいなくなったときに、対応できる人がいなくなってしまう……そこで、もっと誰でも簡単に操作できる、新しいシステムの導入を検討し始めました。sonar ATSを知ったきっかけは、知人の採用担当者からの紹介です。知人も会社でsonar ATSを使っています。「すごく使いやすい。画面がわかりやすい。操作もしやすい」という話を聞いて、オーエスジーでも使ってみたいなと思いました。

金額的にも以前のシステムとほぼ変わらなかったこと、求めている以上の機能があることが決め手となり、とんとん拍子に導入が決まった。結果、sonar ATSの導入により前年度のあらゆる設定を次の年度に持ち越せるようになり、グループ管理の作業時間は大幅に短縮した。

鳴谷氏：最初は手探りでしたが、サポートの方に丁寧に教えていただいて、徐々に操作に慣れていきました。何を聞いてもすぐに答えてくださるのでありがたかったです。
前のシステムは、操作に慣れるまで1年以上かかりました。階層が深く「ここはどうなっているのか」「エントリーシートを表示させるにはどうすればいいか」がわかりませんでした。前任者に「これはどうすればいいんですか？」とすべて聞かないといけない状態でした。sonar ATSはわかりやすくて、初めての人でも直感的に操作できます。中島は、入社して数か月後には「ここから一括でアップロードできますよ」と、私も知らなかった機能を見つけ出すくらい、sonar ATSに詳しくなっているんですよ。

―実現した「ペーパレス化」と思わぬ恩恵

オーエスジーには「採用業務のペーパレス化」を実現したいというもう一つの目標があった。
同社はこれまでエントリーシートや成績などの情報をすべて紙で保管していた。評価表も紙で印刷し、返送されてきたものを担当者がExcelに手入力する流れだ。
面接の際は、これらの必要な情報を数百名分コピーして、1人ずつホッチキス止めする。それを面接の日にちや時間順に並べ替えたうえで、東京・大阪・名古屋など各拠点の面接官あてに郵送する。変更が発生した場合は、その都度送りなおす必要があり、多大な労力が発生していたのだ。

sonar ATSには、面接やグループディスカッションの際に必要となる資料をオンラインで管理でき、必要な人に共有できる機能があるため、紙のコピー、整理、郵送などの業務が不要になった。

それだけでなく、sonar ATSには思わぬプラスアルファの導入効果があった。学生一人ひとりに紐づいて、すべての面接評価や面接官のメモなどを一覧できるようになったのだ。

これまでオーエスジーでは「インターンシップでのこういうところがよかった」「X社に内定が出ており検討中」など、学生ごとの細かな情報もExcelで管理していた。さらに「内定者リスト」「好印象だった学生リスト」など複数のExcelファイルやシートが存在していたため情報が点在してしまい、必要な時に必要な情報を得ることが難しかったこれらの情報をsonar ATSにまとめて管理することで、社員も学生のことを把握しやすくなったのだ。

中島氏：sonar ATSを使うことで、採用担当以外の社員とも学生の情報を共有できています。面接内容を記録として残せるので、「今度○○さんという内定者が工場見学に来ます」と話をすると「1次面接のときに会った学生で、そのときはあの話をした」ということをsonar ATS上で確認して、学生にも覚えていることを伝えてくれています。学生も、社員に覚えてもらえているのは嬉しいですよね。


私が入社する際は、人事の人たちにすごく良くしてもらいました。だからこそ、それ以上のフォローしてあげたいと考えています。私たちは面接でたくさんの学生に会うので、一人ひとりとどんなやり取りをしたかをどうしても忘れてしまう。sonar ATSのおかげで、「この学生さんは今、こういうことに興味を持っているんだな。だったら今度会うときはこういう話をしてあげよう」という事前準備がさっとできるのですごくうれしいですね。

効率化を目的にペーパレス化を進めていたが、同時に学生の面接評価や面接官のメモなど様々な情報がシステム上で管理できたことで、オーエスジーが求めていた「学生一人ひとりに向き合い、声を聞いて対応していきたい」という想いの実現にも効果を発揮した。

―社内表彰制度でも高い評価を受け、改善の相乗効果も

個別対応を強化すると、採用担当者の業務負荷は著しく増大する。オーエスジーはたった数名の採用担当者だけで個別に学生を招待して工場などを案内していたため、夜は遅くまで事務作業に追われる日々が続いた。しかしこれらの事務作業は、sonar ATSを導入することで大幅に軽減された。採用業務の繁忙期は3月から4月で、この時期の担当2名の残業時間は合計86時間だった。それがsonar ATS導入後、なんと2名で合計15時間まで削減した。導入前の年と比較して83%減という結果になったのだ。

その業務効率化は会社からも高い評価を受けた。オーエスジーでは「改善提案」という制度がある。これまでの作業がどのくらい効率化できたかを報告書にまとめて提出する。それが認められると、効率化された度合いに応じて報奨金がもらえる仕組みだ。鳴谷氏はsonar ATS導入による時間短縮によって削減された人件費を算出し提出したところ、今年度トップになったという。

鳴谷氏：sonar ATSを導入したことにより、他の業務においても「改善していこう」という動きが生まれました。これまでは目の前の仕事をこなすのに必死で、現状を維持するのが精一杯でした。それが大きな改善を1つ入れたことにより「ここはもっとこうしたら良いのではないか」「これは無駄だからやめた方が良いのではないか」といった改善サイクルがうまく回っています。

―採用担当に時間的余裕が生まれ、SNSや動画の活用も可能に

オーエスジーでは、sonar ATSを導入したことで時間的余裕が生まれ、これまでできていなかったことができるようになった。その最たるものがSNSの活用だ。オーエスジーではもっとSNSに力を入れたいという思いがあったが、実現できるだけの人手や時間が確保できずにいた。現在ではInstagramの更新頻度が上がり、先輩へのインタビューなど短い動画の編集にも時間を充てられるようになった。SNSを活用することで、より効果的に「働きたいと思ってもらえる環境」であることを学生に伝えられるのだ。

鳴谷氏：動画とかインスタの投稿など、制作系はやはり時間がかかり、気持ちに余裕がないとできない部分だと思いますが、そういうのを「どんどんやっていこう」とか「こういう投稿してみよう」と常に考えられる状況というのは、それだけ事務作業が減って、考える余裕が出てきたからこそだろうなと思います。

鳴谷氏：オーエスジーへの入社を決めてくれる学生は、決め手として、製品の技術力の高さや世界シェアの高さに加え「社風と人に魅力を感じた」と言ってくれることが多いです。人事担当がいくら良い会社だと言葉を重ねても、嘘くさいと感じる学生はいます。こんなに良い社風だとアピールしても「そんなのどこの会社もやっているよ」と思われてしまいがちです。現場ではたらく社員の言葉や動画の方が、よりダイレクトに学生に響くこともあります。SNSや動画、人事担当の個別フォローも含めて総合的に「働きたい」と思ってもらえること、言葉だけではなく、実感してもらえていることが、当社が人財獲得に成功しているポイントだと考えています。
また、今後はさらに学生にあわせた対応をすべく「職種別採用」に力を入れていきたいと考えています。職種ごとに求人をかけ、学生情報を管理する必要があるため、手間がかかるとは思いますが、その多くはsonar ATSで対応できると思います。職種別採用は、やりたいことが決まっている学生にとって、とても魅力的な採用フローだと思いますので是非、実現したいです。