「企業が選ぶ」時代から「企業が選ばれる」時代に変化しつつある採用活動の中で、少数の採用担当でも機電系学生の採用を成功させる工夫とは

―機電系採用を強化するために、事業理解の促進と
柔軟な採用フローを構築

採用における課題の1つは、機電系学生の採用数の確保だ。同社の事業内容からして、機電系学生の採用は必須である。

しかし、実際には機電系の学生数は限られており、また、保守メンテナンスの仕事は学生にとって身近なものとしてとらえにくく理解されにくい。そのような課題がある中、同社では学生一人ひとりに対して丁寧なアプローチを行い、事業理解を促すことで採用強化を図っている。

荻津様：電気設備の保守メンテナンスという事業は学生にとってイメージしづらく、事業内容を理解しないまま応募してくる方が多いのが現状です。ミスマッチを防ぐためにも、まずは事業や仕事内容のイメージをきちんと持ってもらい、それらにマッチする人材を採用することが重要だと考えています。
そこで、学生の理解を促すために、選考前に個別の面談を設けるようにしました。この面談は、弊社から事業や働き方について正しい情報を提供し、それに対する学生の疑問を解消する場として位置付けています。面談を行うことで、実際に学生の理解度は向上しています。 また、機電系の学生を優先的に採用する必要があるため、他社との獲得競争に負けないよう、シンプルかつスピーディーに最終選考まで進むような機電系専用のフローを新たに作成しました。

野澤様：以前はかなり複雑な採用フローだったのですが、シンプルなフローへと変わりました。採用フロー全体を見直す際に、カスタマーサクセスの方とたくさん打ち合わせができたのが大きかったと思います。
以前は、機電系や非機電系、さらに学校推薦や通常応募の学生をすべて同じフローで管理していました。その中から「この学生は機電系、この学生は推薦」というように手動でフラグ付けを行い、それぞれに適切なメールも手動で送って…と、管理にかなり手間がかかっていました。
そこでsonar ATSの機能を活用し、エントリー時のアンケートで専攻などを回答してもらうようにしたところ、回答結果をもとに自動で適切なフローに割り振れるようになりました。手動で管理する必要がなくなったことに加え、採用フローが体系的に整理されたので、かなり楽になりましたね。

―次に行ったのは、業務効率化のためのデジタル化

事業理解を促す取り組みや採用フローの工夫により大きな採用課題が解決されたとはいえ、やはり2名で採用活動を行うには業務量が多く、負担も大きかった。そこで目を付けたのが、履歴書など面接書類のペーパーレス化だ。

野澤様：以前は必要な情報をすべて印刷して配布していたので、かなり大変で…。印刷前の提出物も、何月何日分の面接資料というフォルダを一つ一つ作って管理しており、すごく手間がかかっていました。
そのような状況を改善するため、面接官へ配布する書類はすべてsonar ATSのシステム上で管理するようにしました。
荻津様：面接官にsonar ATSの活用を浸透させるのは大変でしたが、操作説明会を何度も実施しながら徐々に慣れてもらいました。面接の書類準備にかかる時間が大幅に減り、スムーズに受け渡すことができるようになった結果、面接官からもやりやすくなったと言われました。私たちの工数が減っただけでなく、面接官にとってもメリットがある変更でしたね。

―少数で採用活動を行う上で大切なことは、社内の協力者を増やすこと

さらに、sonar ATSの分析機能を利用して、内定辞退率や進捗率を面接官に共有することで、採用活動に対する社内の興味度を高めることができたという。

野澤様：sonar ATSでは進捗率を簡単に出せるのでかなり助かっています。現状が可視化できるのはもちろん、進捗率をもとに辞退されやすいポイントが分かれば、面接官へ注意喚起がしやすくなります。協力してくださっている面接官に選考進捗率や内定承諾数を共有することで、「いまはこのような状況なので、皆で内定につなげることができるように頑張りましょう」と協力を仰ぎやすくなりました。

荻津様：分析結果を共有することで面接官の中に危機感が芽生え、「今どのぐらい内定しているの？」といった声が上がってくるようになりました。やはり、数字を目の前に出されると意識も変わるのだと思います。
面接官は主に部長クラスですが、協力的な雰囲気が生まれた結果、部下の若手社員の業務調整も融通してもらいやすくなり、若手社員に説明会に参加してもらうことができるようになりました。おかげで、説明会や面接一つひとつの精度も上がりました。

野澤様：以前は採用活動といっても何をやっているか共有する機会も少なく、他部署には面接のみご協力いただいているような状況でしたが、徐々に採用に対する社内意識に一体感が生まれてきました。採用イベントにも興味を持っていただくことが増え、「夏はこんなイベントをやっているんだ」「沼津で見学会もやっているんだね」みたいな反応もあり、情報が共有されることで採用の輪が広がったと感じます。

―さらなる採用成功のためにチャレンジしたいのはリクルーター制度

業界理解を促す面談や座談会などの取り組みの成果として、学生の事業理解度が向上し、選考に進む学生の人数が大幅に増えた。さらに、sonar ATSを活用した採用フローの整理や情報共有のデジタル化により、採用業務が大幅に効率化された。
また、2名の採用担当でもスムーズに採用を進めることができるようになったのは、社内の協力を得られたのも非常に大きい。そこで、今後は更なる社内リソースの活用を目指し、リクルーター制度の導入を検討している。

野澤様：リクルーター制度は、若手社員として働くイメージを学生の方に持ってもらうために活用したいと考えています。
具体的なリクルーターの役割としては、学校を訪れて学生の方と面談したり、部活の後輩と話をして就活や学業の実態を聞いたりすることを想定しています。
さらに、内定者のフォローアップもリクルーターに任せたい。現在は私たちが個別に行っていますが、入社後のミスマッチを防ぐためにも、採用担当だけではなく他の社員含めて交流していただき入社を決めてほしいので、リクルーターに担当してもらいたいと考えています。
リクルーター制度の運用においても、sonar ATSの日程調整機能や面談結果を入力・共有する機能は役立つと聞いています。運用方法分からないときはサポートいただきながら、今後もsonar ATSを活用してより良い採用を目指していきたいです。