採用管理システムとは?メリットや選び方!SONAR ATSはどんな採用も見える化・自動化

採用管理システムという言葉を耳にしたことがあっても、「具体的にどのようなシステムなのかわからない」と感じている方は多いのではないでしょうか? 採用管理システムとは、採用に関する複雑な業務を効率化してくれるシステムのことです。活用することで得られるメリットは大きいため、採用に注力している企業は積極的に導入することをおすすめします。 そこで今回は、採用管理システムの概要をはじめ、導入するメリットや選び方について解説します。また、Thinkings株式会社の採用管理システム「SONAR ATS」の特徴もご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

目次

  1. ●採用管理システム(ATS)とは?
  2. ●採用管理システムのメリット
  3. ●採用管理システムの選び方
  4. ●採用管理システムSONAR ATSの特徴
  5. ●まとめ
新卒・中途採用の一元管理。採用管理システム『SONAR ATS』は煩雑な採用業務を可視化・自動化します。
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●採用管理システム(ATS)とは?

採用管理システム(Applicant Tracking System)は、採用における「求人公開」から「内定」までの業務を一元化し、煩雑な作業を効率化するシステムです。具体的には、求人情報・応募者情報の管理、面接日時の調整、面接実施後の評価取りまとめ、応募者への連絡などの業務を一元化できます。 たとえば、複数の求人媒体から応募がある場合、媒体ごとに応募者とやり取りしたり選考ステータスを管理する必要があります。しかし採用管理システムを活用すれば、複数の応募経路があっても一つのシステムで応募者の情報を一元管理することが可能です。これにより応募者とのやり取りや面接官との共有もシステム上で完結できるため、採用担当者の作業負担が軽減し、結果として業務を効率化することができます。

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●採用管理システムのメリット

採用管理システムを導入することで得られる主なメリットは、以下の2つです。

採用業務の効率化を図れる

採用業務と一言でいっても、その内容はさまざま。先述したように、求人情報や応募者情報を管理したり、面接日時を調整したりと、やることがたくさんあります。また、応募者とメールでやり取りすることもありますし、社内での情報共有も欠かせません。こうした業務は、応募者数が多くなるほど膨大になります。 採用管理システムを導入すれば、一連の業務をひとつのシステム上で管理できます。たとえば、複数の応募経路を用意していたとしても一つのシステムに情報を取りまとめることで、その後のやり取りや選考連絡はひとつのシステムから一元的に行うことが可能です。また、応募者の履歴書や評価などもシステム上で管理しているため、面接官への応募者情報の共有や面接官側の評価の取りまとめといった社内での情報共有も楽に行えます。つまり、採用業務の煩雑化を防ぎやすくなるため、結果として「効率化を図ることができる」というわけです。

人材確保に注力できる

採用業務が煩雑化していると、それに対応するだけで1日が終わってしまうことも。優秀な人材を確保しようにも新たな採用手法を取り入れる時間的な余裕がないと、採用力を一向に強化できなくなります。特に近年の採用では売り手市場が進んでおり、ダイレクトリクルーティングをはじめとした「攻めの採用」や、応募者の体験に注目した「採用CX改善」などといった新しい取り組みの重要性が増しています。採用担当者の実務をいかに軽減し、こうした新しい取り組みいかに時間を割いていくかが、採用の成功を左右します。 先述したように、採用管理システムを導入すれば採用業務の効率化を図れるため、時間に余裕を持たせることができます。こうした点から、採用管理システムの活用は「優秀な人材を確保できるチャンスにつながる」と考えられます。

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●採用管理システムの選び方

自社に適した採用管理システムを選ぶために、以下の3つのポイントを押さえておきましょう。

新卒採用向け、中途採用向け、どちらも対応

採用管理システムを選ぶ際は、まず「どのような目的で採用管理システムを利用するか」を明確にしましょう。新卒採用と中途採用ではオペレーション方法が異なるので、目的とマッチした採用管理システムを選ぶことが大切です。 たとえば新卒採用では、たくさんの応募者とのやり取りや選考に対応をする必要があります。応募者情報を管理しやすかったり、選考そのものをしやすかったりする採用管理システムを選ぶのがおすすめです。中途採用なら、複数の求人媒体や人材紹介会社を利用することが多いため、求人管理に優れている採用管理システムが良いかもしれません。なお、採用管理システムによっては新卒採用と中途採用、どちらにも対応しているものもあるため、システムを両方の採用で利用する場合はそうしたタイプを選ぶのが賢明です。

連携できる採用サービスの違い

多くの採用管理システムには、さまざまな採用サービスを連携できます。求人媒体との連携できるものもあれば、ダイレクトリクルーティングサービス、面接システム、適性検査、スケジュール管理システムと応募から採用に至るまでに使用するシステムと連携できるもの。労務管理システム、コミュニケーションツールなど入社後でも使用するシステムと掛け合わせて使用できるものもあり、作業工数の削減にもつながります。 このように、採用管理システムは各種サービスを連携できることがほとんどです。ただし、採用管理システムによって連携できるサービスの種類は異なります。そのため、あらかじめ「自社に必要なサービス」を明確にしたのち、採用管理システムを選ぶことが大切です。

効率化したい採用業務

自社に適した採用管理システムを選ぶには、「どの採用業務を効率化したいか」を考えることも大切です。なぜなら、それぞれの採用管理システムで長けている機能は異なるためです。採用業務は主に「求人情報の管理」「応募者の情報管理」「選考状況の管理」の3つに大別できます。そのうち、どれをもっとも効率化したいのか明確にして、その目的に合った採用管理システムを選ぶようにしましょう。

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●採用管理システムSONAR ATSの特徴

以下では、Thinkings株式会社の採用管理システム「SONAR ATS」の特徴を4つご紹介します。

新卒採用・中途採用を統合して管理できる

SONAR ATSは、新卒採用・中途採用に関する業務を統合して管理できます。具体的には、新卒採用で必要な「企業説明会の計画・周知」「膨大な応募の管理・選考」をはじめ、中途採用で必要な「エージェントからの推薦の管理」「各部門への書類選考依頼」などをひとつのシステムで管理できるのです。両方の採用に役立つ機能がそろっている採用管理システムは、SONAR ATSだけ。そのため、新卒採用・中途採用の両方を1つのシステムで管理したい企業にはとくにおすすめといえます。

主要な採用サービスと自動連携

採用サービスを一つひとつ手動で採用管理システムへ同期させるとなると、作業工数と手間がかかってしまいます。SONAR ATSなら、各種の求人媒体やダイレクトリクルーティングサービス、WEB面接システム、適性検査、コミュニケーションツールなどと自動で連携できるため、無駄な作業が発生しません。採用担当者と応募者、ともに使い勝手のよさを感じられるほか、さらなる採用業務の効率化を図ることが可能です。

採用業務を可視化!集計や分析業務の短縮

SONAR ATSは、複雑な採用業務を「フロー図」で可視化できます。一目で採用活動の状況を把握できるうえに、「次に何をすればよいか」も判断しやすいため、より効率的に新卒採用・中途採用を進めることが可能です。さらに、採用目標数値から必要な数値をシミュレーションできるので、集計・分析にかかる手間を削減することもできます。

メールやLINEで応募者に自動連絡

採用業務が煩雑化して個別対応が増えると、その作業に多大な時間を要するだけでなく、ミスにつながる危険性があります。SONAR ATSなら、応募者へのあらゆる連絡を自動化できるため、迅速な対応を実現でき、かつ人的ミスも防ぎやすくなります。

SONAR ATSの特徴についてはこちらもご覧ください。

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●まとめ

採用管理システムは、採用におけるさまざまな業務を一元化する便利なツールです。求人から採用に至るまでに発生する無駄な業務や工数を省けるため、採用担当者の業務効率化を図れます。 そんな採用管理システムを選ぶ際には、「自社の目的にマッチしているか」「使い勝手はよいか」などを考慮することが大切です。 Thinkings株式会社が提供する「SONAR ATS」は、新卒採用・中途採用に役立つ機能がそろった唯一無二の採用管理システムです。さまざまな採用業務・プロセスを「可視化」「自動化」「効率化」できるため、採用担当者の業務負荷を大幅に削減できます。 「採用管理システムの導入を検討している」「どの採用管理システムを選べばよいのかわからない」という方は、SONAR ATSのデモや資料をご案内いたしますので、お気軽にお問い合わせください。

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この記事の著者
SONAR ATS編集部
SONAR ATS編集部

800社以上にご導入された採用管理システム「SONAR ATS」を展開。このブログでは、採用セミナーレポートやお役立ちコンテンツをはじめ、企業の採用担当者の皆さまに採用に役立つ有益な情報をお届けしています。

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