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内定通知書の作成方法!記載すべき項目や送る際の注意事項について

内定通知書は、企業側が採用を決定した際に作成される書類です。発行義務はないため省くこともできますが、なるべく 作成するのが望ましいといえます。

今回は、そんな内定通知書の概要や労働条件通知書との違いについてご紹介します。また、内定通知書の記載事項や書き方などもまとめているので、ぜひご参考ください。

目次

  1. 内定通知書とは
  2. 法律で定められた内定とは?
  3. 内定通知書と労働条件通知書の違い
  4. 内定通知書の記載項目
  5. 内定通知書の書き方・テンプレート
  6. 内定通知書の送り方
  7. まとめ
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● 内定通知書とは

内定通知書(別名「オファーレター」)は、応募者に対して内定したことを知らせるための書類です。

「作成しなければならない」という義務はありませんが 、口頭だけのやり取りだとのちにトラブルに発展しかねないため、内定通知書という書面に残しておくのが堅実です。

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● 法律で定められた内定とは?

そもそも内定とは、採用もしくは昇進が決まることを指します。

内定は、雇用関係が成立した状態を指すので 法的拘束力があり、雇用開始日の2週間前までなら解約(内定辞退)の申し入れをできますが、それ以降は簡単に解約(内定辞退) することができません。

仮に企業側が内定を取り消した場合、それは「解雇」に相当するため注意が必要です。

■ 内々定との違い

内定と近しい言葉に「内々定」があり、これは内定の一歩手前の状態を示します。
つまり、雇用関係は成立していないため、いわば「採用予定の段階」といえます。

上述したことからわかるように、内定と内々定の大きな違いは「雇用関係の成立の有無」です。

内々定の場合は、雇用関係が結ばれていないため法的拘束力はなく、企業側が取り消しをしても解雇権の乱用にはなりません。

ただし、企業側からの内々定の取り消しは企業イメージにも関わりますので、慎重な判断が必要です。

■ 解約権留保付労働契約について


内定の法的な性格として、応募者と企業の双方が合意した時点で「始期付解約権留保付労働契約」が成立すると考えられています。

解約権留保付労働契約とは、「内定者に対する解約の権利」を企業側が留保した状態で交わす契約のことです。

雇用契約が成立したあとの不当な理由による解雇は、解雇権の乱用と判断され、最悪の場合は損害賠償を請求される恐れがあります。

しかし、解約権留保付労働契約を結んでいる場合は、特別な内定取消事由が生じた際において、解雇権の乱用となることなく解雇することが可能です。

解約権留保付労働契約を行使できるケースには、たとえば「雇用関係を結んだ新卒採用予定者が学校を卒業できなかったとき」があげられます。

仮に「高校・大学の卒業」などを求人条件に掲げている場合、上述したケースだと当然のことながら採用することはできません。
こうしたときに、解約権留保付労働契約を行使すれば、何の問題もなく解雇することができるのです。

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● 内定通知書と労働条件通知書の違い

企業側が発行する書類には、内定通知書のほかにも 「労働条件通知書」があります。

労働条件通知書とは、企業側が採用予定者と雇用契約を結ぶ際に交付する書類です。
主に、以下のような内容を記載します。

・労働契約の期間
・就業場所と従事する業務内容
・始業時刻と終業時刻(勤務時間)
・賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切日・支払時期、昇給について
・退職についての事項(解雇の事由を含む)

上述した内容は一部であり、ほかにも記載すべき項目は複数あります。
そのため、発行する際はあらかじめ「どのような内容にすべきか」を確認するようにしましょう。

内定通知書と労働条件通知書の違いは、「記載内容」と「作成が必須かどうか」です。

内定通知書と労働条件通知書では記載内容がまったく異なるうえに、労働条件通知書に関しては必ず作成しなければなりません。そのため、これら2つの書類はまったくの別物といえます。

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● 内定通知書の記載項目

では、内定通知書にはどのような項目を記載する必要があるのでしょうか。

一般的な記載項目には、以下の7つがあげられます。

・応募のお礼
・内定した旨
・同封書類の内容
・書類の提出期限
・入社日
・内定取消事由
・問い合わせ先

なお、内定通知書には決まった書式はないため、必要に応じて項目を追加することもできます。

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● 内定通知書の書き方・テンプレート

内定通知書を書く際は、以下の手順で進めましょう。

1.左上に応募者の氏名を記載
2.右上に作成日や会社名、住所、役職(部署)、氏名を記載
3.中心に「 内定通知書」と記載
4.「内定通知書」の下に、感謝の言葉や内定の旨を記載(「拝啓」から始めて「敬具」で締める)
5.別記として、同封書類の内容や書類の提出期限、来社時に持参するものなどを記載
6.最下部の右下に、問い合わせ先を記載


▶ 参照:
PART1 大学におけるキャリア形成支援とキャリア教育 第5章 ~労働関連法規・社会保障制度の理解~|厚生労働省
HP版調整事件解説集|厚生労働省

なお、「どのような内容を記載すべきか」と悩んだときは、以下のテンプレートをご参考ください。

  ≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪≪ テンプレート ≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫≫

                                 令和◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯ ◯◯ 様
                                   株式会社◯◯◯◯◯
                             ◯◯県◯◯市◯◯区◯◯町◯丁目
                                  代表取締役 ◯◯ ◯◯

内定通知書

拝啓 貴殿におかれましては益々ご健勝のこととお喜び申し上げます。

このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、ご連絡申し上げます。


つきましては、同封の必要書類に記入、署名・捺印の上、◯◯月◯◯日(◯)までにご来社くださいますようお願いいたします。

まずは取り急ぎ、採用内定のご通知を申し上げます。

                                          敬具

1.同封書類       入社承諾書
            誓約書
            身元保証書

2.提出期限       令和◯◯年◯◯月◯◯日(◯)

3.来社時に持参するもの 印鑑

                                          以上
何かご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。

                      本件に関する問い合わせ先  人事部:◯◯ ◯◯
                              TEL:◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯

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● 内定通知書の送り方

内定通知書の送り方には、主に「メール」と「郵送」の2つの方法があります。

■ メールで送信

昨今は、採用活動のオンライン化が進んでいることもあり、内定通知書をメールで送付する企業も増えています。メールならすぐに送信できるので、いち早く採用予定者に内定の旨を伝えられます。

メールで内定通知書を送付する際は、採用予定者にあらかじめその旨を伝えておくようにしましょう。
採用予定者がこまめにメールをチェックしているとは限らないため、前もって予告しておくと親切です。

また、採用予定者から企業への返送が必要になる書類を、メールとは別に郵送することもあります。
そのため、必要書類を郵送することもあわせて伝えておくようにしましょう。

■ 郵送

郵送で内定通知書を送付する際は、そのほかの必要書類も同封することが可能です。
そのため、採用予定者に漏れなく書類を確認してもらえる、というメリットがあります。

必要書類を同封する際は返信用封筒も入れておくのがマナーです。
返信先を記載し切手を貼付してから同封しましょう。

なお、郵送の場合は採用予定者の手元に届くまでにどうしても時間がかかってしまいます。
もし「早めに届けたい」という場合は、速達もしくは簡易書留を活用するようにしましょう。

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● まとめ

内定通知書は、採用予定者に「内定」を知らせるとともに、「雇用契約を締結する」という意味を持つ書類です。

企業と採用予定者にとって重要な書類になるため、ミスのないよう注意を払いながら作成するようにしましょう。

その際は、今回ご紹介した内定通知書の記載項目や書き方、テンプレートをぜひ参考にしてみてください。

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この記事の著者
sonar ATS編集部
sonar ATS編集部

900社以上にご導入された採用管理システム「sonar ATS」を展開。このブログでは、採用セミナーレポートやお役立ちコンテンツをはじめ、企業の採用担当者の皆さまに採用に役立つ有益な情報をお届けしています。

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