オンライン採用・面接を成功させる6つのポイント!オンライン面接に最適なツールも紹介

新型コロナウイルスの感染拡大を背景に、昨今オンライン採用に取り組む企業が増えています。

今回はオンライン採用の概要をはじめ、メリットや成功させるポイントなどをご紹介します。ぜひご覧ください。

● オンライン採用とは

オンライン採用とは、求人募集や説明会、面談・面接など応募者と接触する主要な採用活動をオンライン上で完結させる手法です。

求人情報の掲載から面接に至るまでの全ステップを、応募者と対面で会うために移動する手間なくオンライン上で行うという手軽さゆえ、オンライン採用を実施する企業は増加傾向にあります。

オンライン採用は企業だけではなく、応募者側にもメリットがあります。

それは、自宅にいながら会社説明会へ参加できたり面接を行えたりする点です。
わざわざ現地まで足を運ぶ必要がないので一日で複数社の説明会・選考に参加することも可能で、手間なく就職・転職活動に取り組めます。

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● オンライン採用が導入される現状と背景

前述したように、オンライン採用を導入する企業は増えつつありますが、実際にはどのくらいの割合で取り組まれているのでしょうか。

また、昔からあったオンライン採用がなぜ今になって注目を集めているのか、その背景についてご紹介します。

■ 企業のオンライン採用導入率は57.6%

株式会社ZENKIGENと株式会社シード・プランニングが合同で実施した2020年の採用活動のオンライン化の有無について聞いたアンケートの結果によると、2020年の新卒採用において全体の57.6%が「オンライン採用を実施している」とのこと。

なお、「オンライン採用を実施していない」と答えた企業は全体の26.6%、「オンライン採用を実施していないが検討している」と回答した企業は全体の15.8%という結果になっています。

このデータから、半数以上の企業がオンライン採用を導入していることがわかります。

■ 新型コロナウイルスの影響

では、なぜ半数以上の企業が今になってオンライン採用を導入するようになったのでしょうか。

その理由は、2020年から度々発令されている「新型コロナウイルス感染拡大の防止を目的とした緊急事態宣言」により、国から不要不急の外出を自粛するよう求められたため。
これまでオフラインで採用を実施していた企業は採用活動を行えなくなったのです。
しかし、だからといって採用活動をストップするわけにはいきません。
そこで、打開策としてオンライン採用を導入する企業が増加したのです。

上述した同調査のアンケートでも、オンライン採用を導入した多くの企業が、その導入時期を2020年と回答しています。
また、そのなかの約95%の企業が「新型コロナウイルス感染症拡大対策のため」と答えているのです。

この結果からもわかるように、オンライン採用の導入が増えている背景には「新型コロナウイルスの影響」が大きく関係しているといえます。

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● オンライン採用のさまざまなメリット


オンライン採用を導入するメリットは、主に3つあります。

■ 時間・費用負担の軽減

対面で面接する場合は、第一に面接会場をセッティングしなければなりません。
自社で面接できる場所を確保できない場合は、会場を別に借りる必要があります。
そのため、場所代や交通費に費用を捻出しなければならず、何度か繰り返し行う場合はさらに出費がかさんでしまいます。また、費用だけでなくセッティングする手間・時間もかかってしまいます。

その点オンライン採用なら、パソコンやスマートフォンさえあればどこにいても面接を実施することが可能です。会場をセッティングする必要は一切ないため、費用および時間の負担を軽減できます。

■ ターゲットの幅が広がる

オフライン採用の場合、会社説明会や面接を自社で行うことがほとんどです。
そうなると、どうしても遠方に住んでいる方は参加しにくく、ターゲットの幅が狭まってしまいます。

その点、オンライン採用なら、会社説明会や面接をインターネットを通じて行えるため、遠方の方も参加しやすい体制を整えることができます。
これにより、幅広いターゲットに自社をアピールすることができるのです。

また、オンライン採用の場合は応募者も移動の時間を考えずに済むため、より柔軟に面接の日時を設定することも可能です。

場所や時間に制約がないことは、応募者にとって「応募のハードルが低いこと」につながるため、母集団を形成しやすくなります。

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● オンライン面接を成功させるポイント


オンライン採用において、もっともミスが発生しやすいのがオンライン面接です。
失敗に終わってしまわないよう、以下でご紹介する「成功させるための6つのポイント」を押さえておきましょう。

■ 早めの面接案内

面接の日程が決まったら、遅くても前日までには案内を済ませておくことが大切です。
なぜなら、応募者のなかにはオンラインでの面接に不慣れな方もいるためです。

オンラインでの面接において、「うまく接続できない」「映像が映らない」などのトラブルが一切起こらないとは限りません。
万が一に備えるためにも前日までに案内を済ませ、「問題なく接続できるか」「フォローは必要か」などを確認しましょう。そうすれば、当日スムーズに面接を行えます。

■ 応募書類の事前の読み込み

オンラインでの面接は対面での面接と違って、身振り手振りなどの動作を確認しづらくなります。
いわゆる「非言語情報がつかみにくい状態」になるため、言語情報で判断する必要があるのです。

言語情報による判断をしやすくするには会話量を増やす必要があり、そのためには事前に応募書類を読み込んで、いくつか質問をピックアップしておくことが大切です。
事前準備をしっかり行うことで、応募者の人となりを言語情報を通して確認しやすくなります。

■ 通信環境の整備

オンラインで面接を行う場合、通信環境が悪いと「つながらない」「途中で切れる」などの問題が発生することも。
面接を滞りなく済ませるためには、あらかじめ通信環境の整備を行うことが大切です。

日頃から通信環境が悪くないかチェックし、面接に影響を及ぼしそうな場合は通信会社の見直しやWi-Fiの用意などの対策を講じておきましょう。

■トラブル発生時の対応策

オンラインでの面接において、とくに多いトラブルは「音声トラブル」と「映像のタイムラグ」です。

音声が途切れたり一方の声が聞こえなかったりする場合は、イヤホンの抜き差しで改善できることがあります。
映像のタイムラグに関しては、一度退室し再度入室することで改善できることも。

しかし、場合によってはこれらの処置を何度か試しても解決しないこともあります。こうした万が一に備えるため、オンラインで面接を行う際は「通信手段を複数用意しておくこと」が大切です。

たとえば、パソコンからつないでいる場合はスマートフォンに切り替えることで面接を続行させることができます。トラブルが起こっても面接を継続できるよう、対応策を講じておきましょう。

■ 面接者の傾聴姿勢

オンラインで面接を行う場合は、応募者との距離がある分、真摯に対応しなければなりません。

とくに注意したいのは傾聴姿勢です。
応募者と目を合わせなかったり、ほかの作業をしたりすると「興味がない」「話を聞いていない」という印象を与えかねません。

話を聞くときはカメラを見て、応募者と目を合わせるようにしましょう。
そして面接中は、ほかの作業をせず集中することが大切です。

■ オンライン採用(オンライン面接)ツール選び

オンライン採用に用いられるツールは数多く存在し、中には無料のツールも存在します。

ビデオ通話のためだけであれば無料の会議ツールなどでも問題ありませんが、オンライン面接の専門ツールであれば面接中の評価入力や履歴書・エントリーシートの管理、録画面接機能やデータ分析なども備えています。
長期的にオンライン面接を続けていくのであれば、harutaka』や『インタビューメーカーといった有償の専門ツールを選ぶのが賢明です。

また、こうした専門的なオンライン面接ツールと連動する採用管理システムがあると、面接用URLを応募者に連絡する作業などを簡略化でき、採用の手間を大幅に減らすことができます。

Thinkings株式会社の「SONAR ATS」は、新卒・中途採用に関するあらゆる業務を効率化する採用管理システムです。
煩雑な採用業務を可視化でき、一目で採用フローを確認することができます。
さらに、応募者への連絡を自動化することで効率化を図ることが可能です。

▶ SONAR ATSの特徴についてはこちらから 

■ まとめ

オンライン採用は、インターネット環境が整っていればどこでも実施できます。

また、非対面での面接を実現できるため、新型コロナウイルスの感染リスクを防ぐことも可能です。

オンライン採用の実施を検討している採用担当者の方は、ぜひ今回ご紹介したポイントを参考にしてみてください。

また、オンライン採用のプロセス・管理を可視化・自動化・効率化したい場合は、ぜひ採用管理システム「SONAR ATS」の導入をご検討ください。

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この記事の著者
SONAR ATS編集部
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800社以上にご導入された採用管理システム「SONAR ATS」を展開。このブログでは、採用セミナーレポートやお役立ちコンテンツをはじめ、企業の採用担当者の皆さまに採用に役立つ有益な情報をお届けしています。

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